Qué resuelve
Para quien compra en nombre del grupo y para quien administra las sociedades. No hace falta saber cómo está construido el programa.
En un grupo con varias sociedades, lo habitual es que una sola negocie y compre al proveedor, y que las demás reciban la mercancía. Sphere ERP lleva esa operación completa: la sociedad compradora, que llamamos central, hace un único pedido; cada sociedad que recibe, la destinataria, queda abastecida; y la central se lo factura a su precio interno, con los documentos de las dos sociedades registrados a la vez y cuadrados.
Un pedido consolidado al proveedor
La central reúne lo que necesita cada destinataria en un solo pedido de compra, con las cantidades y los precios de cada una.
Recepción central o entrega directa
La mercancía puede entrar en el almacén de la central y repartirse después, o ir directa del proveedor al almacén de la destinataria. Se elige por cada línea.
Precio interno y facturas espejo
La central factura a cada destinataria con el precio interno acordado. La destinataria registra la factura de compra correspondiente, con el mismo importe.
Conciliado y definitivo
Cuando todo lo pedido está recibido, repartido y facturado o justificado, la operación se cierra y queda como registro de lo que ocurrió.
Cada movimiento crea los documentos de las dos sociedades a la vez. Si la contabilización de cualquiera de las dos no se puede completar, no se guarda nada de ese movimiento: nunca queda una sociedad a medias.
Dónde está cada cosa
La operación se trabaja desde el menú Compras. Los acuerdos entre sociedades se definen en Configuración.
| Para | En Sphere ERP | En Sphere ERP Air |
|---|---|---|
| Definir quién compra a quién y con qué precio interno | Configuración › Acuerdos de compra intragrupo | Se gestiona desde Sphere ERP |
| Abrir la valoración inicial de las existencias de una sociedad | Ficha de la empresa, acción Abrir valoración de inventario | Se gestiona desde Sphere ERP |
| Crear la compra del grupo y sus asignaciones | Compras › Central de compras | Compras › Central de compras del grupo, botón Nueva compra del grupo |
| Hacer el pedido único al proveedor | Acción Generar pedido consolidado | Botón Generar pedido consolidado |
| Registrar lo que llega y lo que se reparte | Acciones Recibir del proveedor y Entregar a destinataria | Botones Recibir y Repartir |
| Facturar a la destinataria | Acción Facturar transferencia | Botón Facturar |
| Devolver o corregir el precio interno | Acciones Registrar devolución y Ajustar precio interno | Botones Devolver y Ajustar precio |
| Dejar constancia de un faltante o de un sobrante | Acciones Registrar faltante o rechazo y Retener sobrante en almacén central | Botones Registrar faltante o rechazo y Retener sobrante en central |
| Cerrar la operación | Acción Cerrar y conciliar | Botón Cerrar y conciliar |
| Ver los documentos y movimientos de cada paso | Lista de Movimiento de compra intragrupo dentro de la operación | Sección Documentos y movimientos |
De principio a fin
Cinco etapas. Las dos primeras se hacen una vez; las otras se repiten por cada entrega parcial.
Las dos rutas de entrega
Cada asignación elige su ruta. En la misma compra puede haber destinatarias con una ruta y otras con la otra.
| Recepción central y reparto | Entrega directa desde el proveedor | |
|---|---|---|
| Cuándo conviene | La central quiere ver, contar y repartir la mercancía. | El proveedor puede enviar a cada destinataria y no hace falta pasar por la central. |
| Al recibir | Entra en el almacén de la central. | Entra en el almacén de la destinataria. |
| Reparto | Movimiento propio: sale de la central y entra en la destinataria. | No existe: la recepción ya es la entrega. |
| Almacén central | Obligatorio. | Opcional, pero hace falta si se prevén devoluciones. |
| Pasos hasta facturar | Recepción, reparto y factura. | Recepción y factura. |
Para tener en cuenta
- Una devolución de la destinataria vuelve siempre al almacén central de la sociedad compradora, también cuando la entrega original fue directa. Si se prevén devoluciones, conviene indicar ese almacén desde el principio.
- El almacén de la destinataria debe pertenecer a la destinataria y el almacén central debe pertenecer a la central. Sphere ERP no deja mezclarlos.
El precio interno
Es el precio al que la central factura a cada destinataria. Se fija en el acuerdo y se congela cuando se genera el pedido consolidado.
| Valor del acuerdo | Política | De dónde sale el precio interno |
|---|---|---|
CostPlusMarkup | Coste más margen (la que trae por defecto) | (Precio externo + gastos por unidad) × (1 + margen del acuerdo). |
Fixed | Precio fijo | El que se indica en cada línea de la compra. |
Tariff | Tarifa | El precio del artículo en la lista de precios por defecto de la destinataria como cliente. Esa lista debe existir. |
Una vez generado el pedido consolidado, el precio externo, los gastos y el precio interno de cada asignación quedan congelados. Cambiar después el margen del acuerdo no altera lo que ya se pidió. Para corregir un precio interno ya facturado se usa Ajustar precio interno (sección 10).
Existencias y valoración por sociedad
Cada sociedad es dueña de sus existencias y de su coste. Nada se comparte entre ellas salvo la operación.
Cada movimiento tiene dueño
Las existencias de un almacén pertenecen a la sociedad de ese almacén. Una entrada o salida nunca mezcla almacenes de sociedades distintas.
El de cada sociedad
La central valora lo que compra a su coste de adquisición. La destinataria valora lo que recibe al precio interno con que se le factura. Cada una con su método de valoración.
Abrirla por sociedad y artículo
Si una sociedad ya tiene existencias, se abre su valoración con el coste unitario en su moneda base, la fecha y el motivo. No se copia el coste de otra sociedad.
Cada una en la suya
Los importes de cada documento se expresan en la moneda de su sociedad. La moneda base de una sociedad no se cambia sobre una valoración existente sin conciliarla antes.
La acción Abrir valoración de inventario, en la ficha de la empresa, pide el Artículo, el Coste unitario en moneda base, el Motivo de la apertura y la Fecha de apertura. Solo se puede abrir una vez por artículo y sociedad, y queda registrada con quién la hizo y cuándo. Requiere permisos de administración de la empresa, lectura de stock y creación de valoración.
Los métodos de valoración que usan las sociedades (coste medio, FIFO o LIFO) siguen funcionando por separado: una sociedad nunca consume partidas de coste de otra.
Preparar el grupo
Se hace una vez. Conviene terminar con una compra pequeña completa antes de usar el circuito con pedidos reales.
Moneda, almacenes y series
Cada sociedad con su moneda base, sus almacenes propios y sus puntos de venta con la serie de facturación que usará para estos documentos.
Plantillas de cada tipo de documento
Cada sociedad necesita plantilla contable para los documentos que va a generar: albarán, factura, abono y ajuste de compra y de venta. Para el pedido externo, la central necesita además su punto de venta predeterminado.
La destinataria como cliente y la central como proveedor
La central da de alta a cada destinataria como cliente. Cada destinataria da de alta a la central como proveedor. Si el tercero está limitado a determinadas empresas, debe estar habilitado en la suya.
Un acuerdo por pareja de sociedades
En Configuración › Acuerdos de compra intragrupo: la central, la destinataria, los dos terceros, el punto de venta de cada una, la moneda, la política de precio y el margen. Se marca como habilitado para que se pueda usar.
Valoración inicial
Si hay existencias de partida, se abre la valoración de cada sociedad y artículo (sección 6). Antes se concilian los movimientos que no tengan sociedad o que dejen cantidades negativas.
Qué comprueba el acuerdo al guardar
- Las dos sociedades son distintas y hay una moneda.
- Están indicados el cliente interno de la central y el proveedor interno de la destinataria, y ambos están habilitados en su sociedad.
- El punto de venta de la central pertenece a la central y el de la destinataria pertenece a la destinataria.
- La política de precio es una de las tres válidas y el margen no es negativo.
Un acuerdo que ya ha servido para registrar movimientos no se puede cambiar. Para otras condiciones, se crea un acuerdo nuevo y se usa en las compras siguientes.
Crear la compra y pedir
Una compra del grupo reúne a todas las destinatarias de un mismo pedido al proveedor.
- En Compras › Central de compras, crear una operación nueva: sociedad compradora, proveedor externo, moneda y una descripción.
- Añadir una asignación por cada destinataria y artículo: el acuerdo, la presentación del artículo, el almacén central, el almacén de la destinataria, la ruta de entrega, la cantidad pedida, el precio externo y los gastos por unidad. Con política de precio fijo, también el precio interno.
- Guardar. Si no hay ninguna asignación, Sphere ERP avisa: «Añada al menos una asignación a una sociedad destinataria antes de guardar la compra».
- Generar pedido consolidado: se crea una única orden de compra al proveedor con una línea por asignación, y desde ese momento el precio externo, los gastos y el precio interno quedan congelados.
Las cantidades se indican en la presentación elegida, por ejemplo cajas de 12, y Sphere ERP las convierte a unidades de artículo. Si el artículo tiene lotes, el lote se conserva en la recepción, el reparto, la factura y la devolución.
Antes y después del pedido
- Antes de generar el pedido consolidado se pueden añadir, cambiar y quitar asignaciones.
- Una vez generado, ya no se añaden asignaciones, y las que tienen movimientos registrados no se pueden borrar ni cambiar de sociedades, ruta, cantidades o precios.
- El pedido consolidado solo se genera antes de recibir nada. Si hay que pedir más, se crea otra operación.
Recibir, repartir y facturar
Cada movimiento admite una cantidad parcial. Sphere ERP no deja registrar más de lo que queda por hacer en ese paso.
| Movimiento | Qué registra | Qué documentos crea | Efecto en las existencias |
|---|---|---|---|
| Recibir del proveedor | Lo que llega del proveedor, completo o parcial. | Recepción central: albarán de compra de la central. Entrega directa: albarán de compra y entrega comercial de la central, y albarán de compra de la destinataria. | Recepción central: suben las de la central. Entrega directa: suben las de la destinataria. |
| Entregar a destinataria | El reparto desde el almacén central. Solo en recepción central. | Salida comercial de la central y albarán de compra de la destinataria, desde su proveedor interno. | Bajan las de la central y suben las de la destinataria. |
| Facturar transferencia | Lo entregado y todavía sin facturar. | Factura de venta de la central y factura de compra de la destinataria, por el precio interno. | Ninguno. |
Cada ventana de movimiento pide la Cantidad parcial y la Fecha del documento, y avisa si ya no queda cantidad pendiente para ese paso. En recepción central, el reparto sale del almacén central; en entrega directa no hace falta, porque la recepción ya deja la mercancía en la destinataria.
La pareja de documentos
Los dos documentos de un movimiento se crean juntos, tienen el mismo importe neto y cada uno queda en su sociedad, con su numeración y su contabilidad. En la factura de la central y en la de la destinataria se conserva el origen de cada línea, y solo se factura lo ya entregado que esté pendiente.
Faltantes, sobrantes, devoluciones y ajustes
Lo que no sale como estaba previsto también se registra, con su motivo, y no se escribe encima de nada: se añade.
Registrar faltante o rechazo
Lo pedido que no va a llegar o que se rechaza. Pide el motivo. No crea existencias ni facturas: solo reduce lo que queda pendiente de recibir.
Retener sobrante en almacén central
Lo recibido de más que se queda en la central, sin entrega ni factura a la destinataria. Solo en recepción central y con almacén central indicado. Pide el motivo.
Registrar devolución
Una devolución parcial con documentos espejo. Hay que indicar el movimiento de origen. Lo devuelto vuelve al almacén central de la compradora. Contra un albarán se devuelve solo la parte aún sin facturar; lo ya facturado se devuelve eligiendo la factura, y se generan los abonos de las dos sociedades.
Ajustar precio interno
Un cargo o un abono sobre una factura ya emitida. Pide el importe firmado, el ajuste de valoración de existencias, el motivo y la factura de origen. La cantidad no puede superar la del movimiento de origen.
Para tener en cuenta
- Un movimiento ya registrado no se edita ni se borra. Se corrige con otro movimiento: una devolución o un ajuste.
- Si hay que corregir el precio externo o el interno de lo ya pedido, se usa un ajuste con su motivo, no se cambia la línea.
- Las deudas con el proveedor externo y las internas entre sociedades son cuentas independientes y no se compensan solas.
Cerrar y conciliar
Cerrar es decir que la operación está terminada y que los números de las sociedades cuadran.
La acción Cerrar y conciliar comprueba, para todas las asignaciones, que:
- todo lo pedido está recibido, repartido y facturado, o bien justificado como faltante, rechazo, sobrante retenido en la central o devolución;
- cada documento fiscal tiene su pareja en la otra sociedad, con el mismo importe neto, cada una en su moneda.
Si algo no se cumple, no se cierra y se indica que quedan cantidades pendientes: hay que completar o justificar esas cantidades y volver a cerrar. Una operación vacía tampoco se cierra.
Qué cambia al cerrar
- La operación queda cerrada con la fecha y la persona que la cerró, y no se puede reabrir.
- Ya no se registran más movimientos ni se genera otro pedido consolidado.
- Queda como registro de lo que se pidió, a quién se entregó, a qué precio y con qué documentos.
Los documentos generados siguen el circuito fiscal normal de cada sociedad. Cerrar la operación no sustituye la confirmación de los envíos fiscales de cada una.
Un ejemplo con cifras
La central compra 100 unidades a 10,00 €. Se reparten 60 a Norte y 40 a Sur, con un margen interno del 20 %.
| Paso | Norte (60) | Sur (40) |
|---|---|---|
| Precio interno | 10,00 × 1,20 = 12,00 | 12,00 |
| Recepción | 20 y después 40 | 40 |
| Reparto | 20 y después 40 | 40 |
| Primera factura | 30 unidades · 360,00 € | 40 unidades · 480,00 € |
| Devolución | 10 unidades de la primera factura, con abonos de las dos sociedades | — |
| Segunda factura | 30 unidades · 360,00 € | — |
| Ajuste de precio | Cargo de 20,00 € sobre la segunda factura | — |
| Resultado | 50 unidades · 620,00 € | 40 unidades · 480,00 € |
En Sphere ERP Air
La aplicación web y móvil usa las mismas reglas. Se crea y se opera la compra; los acuerdos entre sociedades se preparan en Sphere ERP.
La lista de operaciones
En Compras › Central de compras del grupo aparece cada operación con su sociedad compradora, el proveedor y la moneda. Cada asignación indica su ruta, Recepción central y reparto o Entrega directa a destinataria, y sus cantidades: «Pedido · Recibido · Entregado · Facturado». Debajo están los botones de los pasos que se pueden dar, y la sección Documentos y movimientos con la fecha, el precio y el responsable de cada movimiento.
Si no hay ninguna operación se lee «No hay compras intragrupo accesibles». Si faltan acuerdos o datos de base, «Faltan acuerdos o datos maestros accesibles para crear una compra».
Crear una compra
- Nueva compra del grupo. Elegir el Acuerdo entre sociedades y el Proveedor externo.
- Indicar la Presentación de artículo, el Almacén destinatario y el Almacén central / de devoluciones. En la entrega directa este último es opcional, pero hace falta para registrar devoluciones en la central.
- Elegir la Ruta de entrega: «Recibir en central y repartir» o «Entrega directa desde proveedor».
- Escribir la Cantidad pedida, el Precio externo unitario, los Gastos asignados por unidad y, si la política lo pide, el Precio interno unitario. Un campo Lote / serie permite indicar el lote cuando corresponde.
- Crear compra. Después, Añadir destinataria para sumar otra asignación y Generar pedido consolidado cuando estén todas.
Registrar un movimiento
Cada botón, Recibir, Repartir, Facturar, Devolver y Ajustar precio, abre una ventana con la Cantidad parcial y la Cantidad disponible para ese paso. En las devoluciones y los ajustes pide además el Movimiento de origen y el Motivo; en el ajuste, el Importe firmado y el Ajuste de valoración de existencias. Confirmar registra el movimiento y sus documentos.
Al cerrar, la pantalla muestra «Operación cerrada y conciliada».
Permisos y seguridad
Ver una operación y poder registrar movimientos son cosas distintas.
- Para registrar un movimiento hay que tener acceso a las dos sociedades, la central y la destinataria, y a la operación.
- Además se necesita permiso para crear los documentos que genera cada paso: albaranes, facturas, abonos, cargos y movimientos de existencias.
- Que una operación aparezca en una lista no da permiso para registrar en ella.
- Los permisos de cada rol se configuran sobre los acuerdos, las operaciones y los documentos. Conviene que las personas registren los movimientos con las acciones de esta guía y no editando registros directamente.
Preguntas frecuentes
¿Por qué cada paso crea dos documentos?
Porque cada sociedad lleva su propia contabilidad y sus propias existencias. La central registra su venta o su salida, y la destinataria registra su compra o su entrada, por el mismo importe.
¿Qué pasa si falla la contabilización de una de las sociedades?
No se guarda nada de ese movimiento, ni en la una ni en la otra. Se corrige la plantilla contable, el período o la cuenta que falta y se repite la acción. No hay que completar a mano una pareja que quedó a medias, porque no queda ninguna.
¿Se puede cambiar el precio interno después de pedir?
No se cambia la línea. Una vez generado el pedido consolidado el precio queda congelado. Si hay que corregir lo ya facturado, se registra un ajuste de precio interno con su motivo.
¿Puedo devolver mercancía que llegó por entrega directa?
Sí. La devolución entra en el almacén central de la sociedad compradora, así que ese almacén debe estar indicado en la asignación antes de empezar.
¿Puedo cerrar la operación con cantidades pendientes?
No. Cada cantidad pedida debe estar recibida, repartida y facturada, o justificada con un faltante, un rechazo, un sobrante retenido en la central o una devolución. Después de cerrar no hay vuelta atrás.
¿Se compensan la deuda con el proveedor y las deudas internas?
No. La deuda de la central con el proveedor externo y las deudas internas entre sociedades son cuentas independientes y no se compensan automáticamente.
¿Qué pasa si se corta la conexión al confirmar un movimiento?
Se puede volver a confirmar con los mismos datos: el movimiento ya registrado se devuelve tal cual y no se duplican documentos. Dos movimientos parciales iguales y legítimos sí son movimientos distintos.
¿Cada sociedad valora a su manera?
Sí. Cada una usa su método de valoración y su coste, y ninguna consume partidas de coste de otra. El coste de lo que recibe una destinataria es el precio interno con el que se le factura.
¿Funciona entre sociedades de instalaciones distintas?
No. Las sociedades que compran y reciben deben pertenecer al mismo Sphere ERP.
Guía de prueba paso a paso
Para recorrer todo el circuito en un entorno de pruebas, en este orden. Cada paso usa los datos de los anteriores. Las casillas «Hecho» se guardan en este navegador.
Preparación
Tres sociedades
Hostelería Central, Restaurante Norte y Restaurante Sur, las tres con euro como moneda base. A cada una, un almacén propio («Almacén central», «Almacén Norte», «Almacén Sur»), un punto de venta con su serie y las plantillas contables de albarán, factura, abono y ajuste de compra y de venta.
Terceros internos
En Hostelería Central, dar de alta a Restaurante Norte y a Restaurante Sur como clientes. En Norte y en Sur, dar de alta a Hostelería Central como proveedor.
Proveedor y artículo
En Hostelería Central, el proveedor «Aceites del Sur» y el artículo «Aceite de oliva virgen extra, botella 1 L».
Dos acuerdos
Configuración › Acuerdos de compra intragrupo. Uno de Hostelería Central a Restaurante Norte y otro a Restaurante Sur: cliente y proveedor internos, punto de venta de cada sociedad, euro, política CostPlusMarkup, margen 20 y habilitado.
Valoración inicial (solo si hay existencias)
Si alguna sociedad ya tiene aceite en existencias, en su ficha de empresa, Abrir valoración de inventario: artículo, coste unitario en euros, motivo y fecha.
Crear la compra y pedir
La operación, sin asignaciones
Compras › Central de compras, nueva: sociedad compradora Hostelería Central, proveedor Aceites del Sur, euro, descripción «Pedido de octubre». Guardar sin añadir nada.
Las dos asignaciones
Añadir dos asignaciones con la ruta de recepción central y el aceite: Norte, 60 unidades; Sur, 40 unidades. En las dos, almacén central «Almacén central», precio externo 10,00 y gastos 0,00. Guardar.
Generar el pedido consolidado
Acción Generar pedido consolidado.
Recepción central, reparto y factura
Primera recepción parcial
En la asignación de Norte, Recibir del proveedor, cantidad parcial 20 y la fecha de hoy.
Recibir el resto
Recibir 40 más en Norte y 40 en Sur.
Repartir
Entregar a destinataria: en Norte, 20 y después 40; en Sur, 40.
Primera factura a Norte
En Norte, Facturar transferencia, cantidad 30.
Devolver 10
En Norte, Registrar devolución: cantidad 10, como movimiento de origen la factura del paso 12 y el motivo «Devolución acordada».
Probar el cierre antes de tiempo
Intentar Cerrar y conciliar con facturas todavía pendientes.
Las demás facturas
Facturar otras 30 unidades a Norte y 40 a Sur.
Ajustar el precio de Norte
En Norte, Ajustar precio interno: cantidad 20, importe firmado 20,00, ajuste de valoración 20,00, motivo «Ajuste acordado» y como origen la factura del paso 15.
Cierre
Cerrar y conciliar
Cerrar y conciliar.
Intentar registrar algo más
En la operación cerrada, intentar registrar un movimiento nuevo o generar otro pedido consolidado.
Entrega directa
Una operación con entrega directa
Nueva compra de Hostelería Central a Aceites del Sur con una asignación a Norte: 24 unidades, ruta de entrega directa, precio externo 10,00. Generar pedido consolidado.
Recibir en la destinataria
Recibir del proveedor, 24 unidades.
Facturar y cerrar
Facturar transferencia, 24 unidades, y después Cerrar y conciliar.
Faltante y sobrante
Recibir menos de lo pedido
Nueva operación con una asignación a Norte de 10 unidades, ruta de recepción central y pedido consolidado generado. Recibir 8 y entregar 5.
Faltante y sobrante
Registrar faltante o rechazo, 2 unidades, con motivo. Después Retener sobrante en almacén central, 3 unidades, con motivo. Probar antes a registrar uno de los dos sin motivo.
Facturar y cerrar
Facturar las 5 unidades entregadas y Cerrar y conciliar.
En Sphere ERP Air
Ver las operaciones
En Air, Compras › Central de compras del grupo. Abrir la operación del paso 8.
Crear y recorrer una compra desde Air
Nueva compra del grupo: acuerdo con Restaurante Sur, proveedor Aceites del Sur, el aceite, ruta «Recibir en central y repartir», 12 unidades, precio externo 10,00. Crear compra, Generar pedido consolidado, y después Recibir, Repartir y Facturar 12 unidades.