Cómo está preparada la empresa para este circuito
Sphere ERP hace la mayor parte del trabajo por sí solo porque la empresa tiene activadas estas opciones en su ficha. Conviene conocerlas para entender lo que va a pasar en cada paso.
Dar de alta el proveedor
Pasos
- Menú Compras › Proveedor. Botón Nuevo.
- Nombre: Bodegas Rías Baixas Distribución SL. NIF: B36123456.
- Condiciones de Pago: 30 días. Correo Electrónico: el de contacto.
- En Direcciones, una dirección en Cambados (Pontevedra), España.
- Guardar y cerrar.
Un proveedor es una ficha comercial, no una cuenta contable. La cuenta de proveedores la asigna Sphere ERP al facturar, y si la empresa trabaja con subcuentas por tercero, la abre automáticamente.
Qué se ve en pantalla
- El proveedor aparece en la lista de Proveedor con su nombre y NIF.
- Si la empresa lleva subcuentas por tercero, en Contabilidad › Plan de cuentas aparece la subcuenta 4000… con el nombre del proveedor.
Crear el artículo
Pasos
- Menú Stock › Configuración › Artículo. Botón Nuevo.
- ID de Stock (el código del artículo): BEB-019. Descripción: Botella Albariño Rías Baixas.
- Categoría: la categoría de bebidas de la empresa. Tipo de Línea: Purchased, el valor propuesto para un artículo que se compra.
- En la pestaña de costes: Impuesto = IVA 21 %. Coste de Material = 12,00, el precio pactado con el proveedor. Es el coste de referencia con el que nace el artículo.
- En la pestaña de otros datos: Unidades = unidad.
- Guardar.
El artículo nace con existencias a cero y con un coste de referencia. El coste real lo va a escribir la operativa cuando entre la mercancía, sin que nadie lo teclee.
Qué se ve en pantalla
- En la cabecera, Stock Actual = 0,00. Es el número que va a cambiar durante el ejercicio.
- Al guardar, Sphere ERP creó el Código de Línea BEB-019 en la primera pestaña del artículo. Ahí vive el precio de venta (paso 07).
- En la pestaña de costes: Coste Real y Último Coste en 0,00; Coste de Material y Coste Estándar en 12,00.
Existencias
Consejo
Un artículo con el tipo «Service» o dentro de una categoría marcada como «Sin Control de Stock» se factura sin mover el almacén. Para mercancía física, use siempre una categoría con control de stock.
Recibir la mercancía: el albarán del proveedor
Pasos
- Menú Compras › Albaranes de Proveedor. Botón Nuevo.
- Punto de Venta: el que la empresa usa para facturación. Proveedor: Bodegas Rías Baixas Distribución SL.
- Lugar de Entrega: el almacén que recibe la mercancía, por ejemplo el almacén principal. Es lo que indica a Sphere ERP dónde dar entrada a las existencias.
- Fecha de Transacción: hoy. El número de albarán lo asigna Sphere ERP al guardar.
- Pestaña Líneas, nueva línea: Código de Línea BEB-019, Cantidad 10, Precio Unitario 12,00.
- Comprobar Subtotal 120,00 e Importe Total 145,20. Guardar.
El albarán es el documento que recibe la mercancía. Es el que da entrada a las existencias, el que fija el coste del artículo y el que registra el alta de la mercancía en contabilidad. La factura, cuando llegue, confirma el importe a pagar.
Qué se ve en pantalla
- Pestaña Movimientos de Stock del albarán: una línea con el artículo BEB-019, cantidad 10, el almacén de entrega y signo de entrada.
- En el grupo «Albarán de Proveedor»: Cerrado sin marcar y Cantidad Pendiente 10. Está recibido y pendiente de facturar.
- Pestaña Asientos Contables: dos líneas, existencias contra consumo, por 120,00.
Existencias
Y el coste: el Coste Real del artículo pasa de 0,00 a 12,00, con una fila nueva en su historial de costes que apunta a este albarán.
Asiento del albarán · Ingreso de mercancía
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 300000 | Existencias de mercaderías (entrada en almacén) | 120,00 | |
| 610000 | Variación de existencias de mercaderías | 120,00 | |
| 120,00 | 120,00 |
Es el esquema del Plan General Contable: la compra irá a la cuenta 600 con la factura, y la 610 refleja que el almacén ha crecido.
Ver las existencias, en tres lugares
Pasos
- En el listado. Stock › Configuración › Artículo: la columna Stock Actual muestra 10,00 en la fila BEB-019. Escriba «Albariño» en el buscador para dejar sólo esa fila.
- En la ficha. Abra el artículo: Stock Actual en la cabecera = 10,00. En la pestaña de costes, Coste Real 12,00 y una fila en el historial con origen en el albarán.
- En el historial de movimientos. Stock › Línea de Movimiento de Stock: la fila nueva con artículo, almacén, fecha, referencia del albarán, cantidad 10 y estado.
El dato de existencias es uno solo y se consulta desde donde cada persona trabaja: el listado para almacén, la ficha para compras, el historial de movimientos para quien audita.
Qué se ve en pantalla
- Los tres lugares muestran 10.
- La línea de movimiento tiene como Documento Relacionado el albarán de Bodegas Rías Baixas de hoy.
Consejo
El botón Recalcular Stock, disponible en el listado y en la ficha del artículo, vuelve a sumar todos los movimientos del artículo y actualiza su Stock Actual. Es útil tras una importación masiva de datos.
Stock › Configuración › Nivel de Stock del Almacén es donde se definen, por almacén y artículo, el Stock Mínimo, el Stock Sugerido, el Consumo Diario y los Días a cubrir. De ahí sale el informe Alertas de Stock Mínimo y de ahí lee también el Sugerido de compra del paso 10: sin niveles cargados no hay nada que proponer.
Registrar la factura del proveedor desde el albarán
Pasos
- Vuelva a Compras › Albaranes de Proveedor y marque el albarán de Bodegas Rías Baixas de hoy.
- Acción Factura de Proveedor («Crear Facturas desde los Albaranes seleccionados»). Se abre la factura con la línea ya copiada y enlazada al albarán.
- Revise Cantidad 10 y Precio Unitario 12,00, tal como vienen en la factura del proveedor.
- Guardar.
No se vuelve a teclear nada: la factura hereda las líneas del albarán. Y al guardar, la contabilidad ya está hecha. El asiento es una consecuencia del documento, no una tarea aparte.
Qué se ve en pantalla
- Pestaña Asientos Contables de la factura: tres líneas con cuenta, debe y haber, cuadradas.
- Pestaña Movimientos de Stock de la factura: sin líneas. La factura registra el importe; el almacén ya lo movió el albarán.
- El Stock Actual del artículo sigue en 10.
Asiento de la factura · Compras
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 600000 | Compras de mercaderías | 120,00 | |
| 472000 | Hacienda Pública, IVA soportado | 25,20 | |
| 400000 | Proveedores | 145,20 | |
| 145,20 | 145,20 |
Si la factura viene con otro precio
Si el proveedor factura a un precio o una cantidad distintos de los del albarán, Sphere ERP lo detecta al guardar y pide un texto en Motivo de la diferencia de precio/cantidad. Esa diferencia queda registrada y aparece en el informe Diferencias de precio de compra.
Validar la factura contra el albarán
Pasos
- Con la factura abierta, pulse la acción Conciliar: compara la factura con los albaranes del proveedor pendientes de facturar.
- Se abre la Conciliación de factura de compra: cada línea de la factura aparece emparejada con su línea de albarán y la columna Diferencia está vacía.
- Pulse Aplicar conciliación.
- Vuelva al albarán: Cerrado marcado y Cantidad Pendiente 0.
Validar es comparar lo que el proveedor cobra con lo que realmente entró en el almacén. Cuando coincide, la conciliación cierra el albarán. Cuando hay diferencias, cada línea se resuelve de forma explícita y queda registrado quién la resolvió y cuándo.
Qué se ve en pantalla
- En la conciliación, Tiene diferencias sin resolver = No.
- El albarán quedó Cerrado y ya no aparece en el informe Albaranes pendientes de facturar (Compras › Informes de Compras).
- La factura conserva su asiento del paso 05; conciliar no vuelve a contabilizar.
Cómo se resuelve una línea con diferencia
Cuando la factura no coincide con el albarán, cada línea ofrece cuatro salidas: Aceptar la diferencia con un motivo obligatorio, Cambiar de albarán si la línea corresponde a otra entrega, Facturar sin albarán para conceptos que no pasan por almacén como portes o cargos, y Rechazar la línea. Mientras quede una diferencia sin resolver, el botón de aplicar permanece desactivado y explica el motivo.
El informe Facturas bloqueadas por discrepancia lista las facturas que esperan una decisión, con los días que llevan pendientes.
Fijar el precio de venta
Pasos
- Abra el artículo BEB-019 y, en la pestaña Códigos de Línea, su código BEB-019. También se llega desde Stock › Configuración › Código de Línea.
- Precio de Venta: 18,00. Guardar.
Se compra a 12 y se vende a 18. Ese margen es el que va a aparecer en contabilidad en el paso siguiente: 54 € de ventas contra 36 € de coste.
Qué se ve en pantalla
- En la ficha del artículo, Coste Real 12,00; en su código de línea, Precio de Venta 18,00.
Por qué el precio está en el código de línea
Un mismo artículo puede venderse en varias presentaciones: la botella, la copa, la caja de seis. Cada presentación es un código de línea con su propio precio y su equivalencia en unidades de almacén. Por eso el precio de venta acompaña al código, no al artículo.
Para tarifas distintas por cliente o por canal, Stock › Configuración › Precio permite fijar precios por lista de precios. El precio del código de línea es el que rige cuando no hay una tarifa específica.
Vender: factura, albarán y dos asientos con un solo guardar
Pasos
- Menú Ventas › Facturas. Botón Nuevo.
- Punto de Venta: el de facturación. Cliente: cualquier cliente de la empresa. Lugar de Entrega: el mismo almacén del paso 03.
- Línea: Código de Línea BEB-019. El Precio Unitario se rellena solo con 18,00. Cantidad 3.
- Comprobar Subtotal 54,00 e Importe Total 65,34. Guardar.
- Pestaña Asientos Contables de la factura: el asiento de la venta.
- Menú Ventas › Albaranes: el primero de la lista es el albarán recién generado, con la misma fecha. Ábralo y mire sus pestañas Movimientos de Stock (salida de 3) y Asientos Contables (el coste de la venta).
Un solo guardar hizo cuatro cosas: la factura, el albarán que saca la mercancía del almacén, el asiento de la venta y el asiento del coste. El coste va en el albarán porque es el documento que entrega: si se factura hoy y se entrega el mes que viene, el coste cae en el período correcto.
Qué se ve en pantalla
- La factura tiene un asiento con 3 líneas y ninguna línea de stock.
- El albarán tiene un movimiento de stock de −3 y un asiento de 2 líneas por 36,00 (3 × 12,00 de Coste Real).
Asiento de la factura · Venta
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 430000 | Clientes | 65,34 | |
| 700000 | Ventas (la cuenta de ventas del artículo o la de la empresa) | 54,00 | |
| 477000 | Hacienda Pública, IVA repercutido | 11,34 | |
| 65,34 | 65,34 |
Asiento del albarán · Coste de la venta
| Cuenta | Concepto | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 610000 | Variación de existencias (consumo de mercaderías) | 36,00 | |
| 300000 | Existencias de mercaderías (salida de almacén) | 36,00 | |
| 36,00 | 36,00 |
Existencias
Cerrar el círculo: existencias y libros
Pasos
- Stock › Configuración › Artículo: la columna Stock Actual muestra 7,00.
- Stock › Línea de Movimiento de Stock: dos filas nuevas para BEB-019, +10 con referencia al albarán de compra y −3 con referencia al albarán de venta.
- Contabilidad › Búsqueda de Apuntes: filtrar por la fecha de hoy y pulsar Buscar. Diez apuntes, uno por línea de los cuatro asientos. Ordenar por cuenta.
- Contabilidad › Informes Contables › Libro Diario del día: los cuatro asientos numerados y correlativos.
Nadie abrió el módulo de contabilidad para contabilizar. Cuatro documentos operativos, cuatro asientos legales, numerados y cuadrados. Y el almacén dice exactamente lo que dicen los libros.
Cuadre del día
| Cuenta | Origen | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 300000 | Albarán de proveedor · albarán de venta | 120,00 | 36,00 |
| 400000 | Factura de proveedor | 145,20 | |
| 430000 | Factura de venta | 65,34 | |
| 472000 | Factura de proveedor | 25,20 | |
| 477000 | Factura de venta | 11,34 | |
| 600000 | Factura de proveedor | 120,00 | |
| 610000 | Albarán de venta · albarán de proveedor | 36,00 | 120,00 |
| 700000 | Factura de venta | 54,00 | |
| 366,54 | 366,54 |
Saldos que cierran la historia: la 300000 queda con 84,00 al debe, que son 7 botellas a 12,00, lo que hay en el almacén; la 610000 queda con 84,00 al haber, que dice lo mismo desde el resultado. Y el resultado del día, 700 − 600 + 610 = 54 − 120 + 84 = 18,00 €, son 3 botellas con 6 € de margen cada una.
La siguiente compra: dejar que Sphere ERP elija al proveedor
Pasos
- Un segundo proveedor para que haya competencia. Menú Compras › Proveedor, Nuevo: Distribuciones Gallegas del Vino SL, NIF B15987654, Condiciones de Pago 60 días. Guardar y cerrar.
- La tarifa de cada proveedor. Menú Compras › Artículos y precios de proveedores, Nuevo: proveedor Bodegas Rías Baixas Distribución SL, artículo BEB-019, precio 12,00. Otra fila para Distribuciones Gallegas del Vino SL con el mismo artículo a 11,70. Si un proveedor vende por caja, se indica cuántas botellas trae la caja y el precio de la caja: Sphere ERP compara siempre por botella.
- El pedido. Menú Compras › Orden de Compra, Nuevo. Proveedor: Bodegas Rías Baixas Distribución SL, el de siempre. En Líneas, una línea con BEB-019, Cantidad 24.
- La línea queda resaltada: hay un proveedor más barato para esa cantidad. Al pasar el ratón, el aviso Oferta mejor dice quién, a qué precio y cuánto se ahorra. Es sólo un aviso: el pedido sigue a nombre de Bodegas.
- Acción Comparar proveedores. La ventana muestra una fila por artículo y una columna por proveedor, con el coste por unidad y el total para las 24 botellas, y debajo dos propuestas: Un solo proveedor y Reparto por artículo. La más barata viene marcada como Recomendada.
- Con la propuesta recomendada seleccionada, Aplicar. El pedido pasa a Distribuciones Gallegas del Vino SL, a 11,70 la botella. Guardar.
- Opcional, el precio pactado. Si Bodegas envía un presupuesto a 11,40, se registra en Compras › Presupuesto de Proveedor con su fecha de validez y se pulsa Aceptar. Desde ese momento, y mientras esté vigente, ese es el precio de Bodegas: gana a su tarifa y en la comparación vuelve a ser la oferta recomendada (24 × 11,40 = 273,60).
Sphere ERP compara por unidad de artículo y para la cantidad pedida: una caja de 6 a 70,20 y una botella a 11,70 son la misma oferta, y una promoción por volumen sólo cuenta si la cantidad la alcanza. Un presupuesto aceptado y vigente es el precio pactado y manda sobre la tarifa del catálogo.
Para comprar en serie
Sugerido de compra (en Compras y en Stock) no inventa cantidades: lee los niveles cargados en Stock › Configuración › Nivel de Stock del Almacén (stock mínimo, stock sugerido, consumo diario y días, por almacén y artículo), les resta las existencias y lo pendiente de recibir en órdenes abiertas, y suma el Período de Reposición del proveedor que gana. Con eso propone qué comprar y cuánto, con el proveedor más barato para cada línea y el motivo («Bajo el mínimo», «No cubre el consumo»); Generar órdenes crea una orden por proveedor. Un artículo sin nivel cargado no aparece aunque esté a cero.
Solicitud de Cotización: para un pedido grande, se cargan las líneas y Generar presupuestos crea un presupuesto en borrador por cada proveedor que tenga esos artículos en su tarifa. Cuando llegan los precios, Comparar los pone línea a línea y Adjudicar genera las órdenes, al mejor precio por línea o todo a un mismo proveedor.
Qué se ve en pantalla
- En la orden, la línea de BEB-019 resaltada y el aviso Oferta mejor: Distribuciones Gallegas del Vino SL a 11,70, ahorro 7,20 € (2,5 %).
- En Comparar proveedores: Bodegas 288,00, Gallegas 280,80; la fila «Un solo proveedor» con Gallegas, marcada como Recomendada. Con un solo artículo, el reparto propone lo mismo.
- Tras Aplicar y guardar: proveedor Distribuciones Gallegas del Vino SL, 24 × 11,70 = 280,80.
- En Artículos y precios de proveedores, la fila de Bodegas a 12,00 no está resaltada: su última compra real, el albarán del paso 03, coincide con la tarifa. Cuando una tarifa se aparta de la última compra real más que la tolerancia, la fila se resalta y el aviso explica tarifa, última compra, desvío y fecha.
Existencias
Una orden de compra no mueve existencias ni genera asientos: es un compromiso con el proveedor. Las 24 botellas entrarán, y fijarán su coste, con el albarán, igual que en el paso 03.
Consejo
Si el precio no lo es todo, en la ficha de la empresa se da peso a las condiciones: el plazo de pago se traduce en un coste financiero con la tasa anual que indique la empresa, y el plazo de entrega y la fiabilidad del proveedor (cuántas veces su albarán llegó a otro precio) suman al criterio. También se fija la penalización por cada proveedor adicional, para que un reparto sólo se recomiende cuando el ahorro compensa recibir dos entregas. Sin configurar nada, manda el precio.
En Sphere ERP Air
En la aplicación web y móvil, la orden de compra admite cargar las líneas antes de elegir proveedor; el botón Comparar proveedores abre «Elige cómo comprar» y crea una orden por proveedor. En la ficha de cada línea aparece el aviso «Distribuciones Gallegas del Vino SL lo tiene a 11,70 € (2,5 % menos)». La lista Artículos de proveedor añade la columna Frescura: «Vigente», «Desactualizada» o «Sin dato», con la última compra real por unidad y su fecha. Sugerido de compra (menús Compras y Stock) y Stock mínimo (menú Stock) también tienen su pantalla: el sugerido muestra qué reponer, cuánto y a quién, y genera una orden por proveedor; en Stock mínimo se consultan y se ajustan el stock mínimo y el sugerido de cada artículo y almacén.
Lo que quedó registrado, de un vistazo
Un artículo, cuatro documentos, cuatro asientos, dos movimientos de existencias.
Cómo calcula Sphere ERP el coste de un artículo
Lo que pasó en los pasos 03 y 08, explicado en general: cómo se traduce la unidad del proveedor a la de venta, cuándo se fija el coste y por qué el margen de una venta antigua no cambia aunque después se compre más caro.
Línea de Proveedor
La ficha donde se registra cómo vende cada proveedor: en qué unidad factura, cuántas unidades trae cada bulto, su código y su precio. Ahí vive el factor de conversión que traduce «se compraron 10 cajas» a «entraron 60 botellas».
Código de Línea
Cada forma en la que se ofrece el mismo artículo, botella, copa o caja, tiene su propio código, su precio y su equivalencia con la unidad de almacén. Vender 2 copas descuenta la fracción de botella que corresponde, no 2 botellas.
El coste se actualiza con cada albarán
Cada albarán de proveedor recalcula el coste del artículo según el método de valoración de la empresa y guarda una fila en el historial de costes con el coste anterior, el nuevo y el documento que lo originó.
El coste se congela en la venta
La línea de venta guarda el coste vigente ese día, y ese coste ya no cambia. Si más adelante se compra más caro, las ventas ya realizadas conservan su margen: reflejan lo que el producto costaba de verdad cuando se vendió.
Promedia todo lo que hay en el almacén
Cada compra mezcla su precio con el de lo que ya había, ponderado por cantidad. Ejemplo: había 100 botellas a 10 € y entran 100 más a 14 € → el coste pasa a 12 € para todas. Es el método con el que está configurada la empresa de este ejercicio.
Lo primero que entró es lo primero que sale
Sphere ERP recuerda cada compra como una partida con su precio y su fecha. Al vender, descuenta primero de la más antigua. Ejemplo: compras a 10 € y después a 14 € → las siguientes ventas salen a 10 € hasta agotar esa partida.
Lo último que entró es lo primero que sale
Igual que FIFO pero al revés: al vender se consume primero la partida más reciente. Ejemplo: compras a 10 € y después a 14 € → las siguientes ventas salen a 14 € hasta agotar esa compra.
El método se elige una sola vez en la ficha de la empresa y se aplica a todo el inventario. Para artículos que se elaboran a partir de otros, el coste sale del escandallo: la suma de sus ingredientes, mano de obra y costes de estructura.