Selección de proveedores por precio y condiciones

Qué resuelve

Para quien prepara pedidos a proveedores y para quien configura la empresa. No hace falta saber cómo está construido el programa.

Todas las pantallas usan la misma regla. El aviso de la línea, la ventana de comparación, el sugerido de compra, la solicitud de cotización, Sphere ERP Air y el asistente de IA consultan el mismo comparador, así que nunca dan respuestas distintas para el mismo artículo, cantidad y fecha.

Dónde está cada cosa

El trabajo diario se hace desde el menú Compras. La configuración está en la ficha de la empresa, en la del proveedor y en los niveles de stock.

Cómo compara Sphere ERP

Cada vez que hay que decidir a quién comprar, Sphere ERP arma una lista de ofertas con el mismo procedimiento, sea cual sea la pantalla que la pide.

Ejemplo: tomate triturado, lata de 1 kg, en cajas de 12

De dónde sale el precio de la línea

Una línea de compra nace con el precio del proveedor elegido. Sphere ERP lo busca siempre en el mismo orden, en todas las pantallas y en todas las aplicaciones.

El mismo artículo con el mismo proveedor da el mismo precio en Sphere ERP, en Sphere ERP Air y en cualquier otra vía de entrada de pedidos.

Aviso de oferta mejor

Mientras se carga una orden de compra o un presupuesto de proveedor, cada línea compara al proveedor de la cabecera con los demás para esa cantidad, y avisa si alguno la ofrece más barata.

• En Sphere ERP, la fila se resalta en azul suave y la columna Oferta mejor lo explica al pasar el puntero. En Sphere ERP Air aparece una etiqueta bajo el precio, en el editor de la línea (sección 13).
• Respeta la moneda del documento y la cantidad de la línea, con promociones y cajas incluidas.
• Si el proveedor de la cabecera es el más barato para esa cantidad, no aparece nada.
• Si el proveedor de la cabecera no ofrece el artículo, el aviso lo dice y nombra a quien sí lo ofrece y a qué precio. No calcula un ahorro, porque no hay contra qué compararlo.
• Al cambiar la cantidad, se recalcula. En el ejemplo, con 90 latas el aviso desaparece: para esa cantidad Conservas La Huerta es la más barata.

El aviso informa y no cambia nada. Para pasar líneas a otro proveedor está Comparar proveedores.

Comparar proveedores en la orden de compra

Para cargar artículos y cantidades sin haber decidido el proveedor, y que Sphere ERP proponga cómo comprar: todo a uno solo o repartido por artículo.

1. Crear la orden de compra y cargar las líneas con su artículo y cantidad. La orden necesita una moneda para poder valorar las ofertas.
2. Acción Comparar proveedores.
3. La ventana muestra, para cada artículo, a cada proveedor que lo ofrece: Lista o cotización, Precio unitario, Coste por unidad pedida, Total, Regla de precio y la marca Mejor de la fila. Debajo, dos propuestas: Un solo proveedor y Reparto por artículo. La más conveniente viene marcada como Recomendada.
4. Seleccionar una propuesta y Aplicar. Sin selección se aplica la recomendada.
5. Guardar. La orden actual queda con el proveedor de la propuesta y, si hay reparto, las órdenes nuevas se guardan junto con ella.

Ejemplo: tres artículos y dos proveedores

La penalización por repartir

Recibir dos entregas tiene un coste: más transporte, más recepciones, más facturas. En la ficha de la empresa, la Penalización por repartir entre proveedores es un importe que se suma por cada orden adicional al valorar el reparto. Con 0, el reparto compra cada línea al más barato. Cuanto más alta, más se prefiere concentrar la compra.

La penalización sólo sirve para decidir. Las órdenes que se crean llevan los precios del proveedor, sin ningún recargo.

Presupuestos de proveedor con vigencia

Un presupuesto de proveedor registra un precio negociado. Cuando se acepta, ese precio manda sobre la tarifa mientras dure su vigencia, y la tarifa se actualiza con él.

Ejemplo

Conservas La Huerta ofrece el tomate triturado a 1,30 la lata, válido hasta el 30 de noviembre. Se registra en Presupuesto de Proveedor y se acepta. Desde ese momento:

• La tarifa de Conservas La Huerta para el tomate pasa a 1,30 con vencimiento el 30 de noviembre.
• Una orden a Conservas La Huerta por 120 latas nace a 1,30: total 156,00, regla Cotización.
• En la comparación, Conservas La Huerta pasa delante de Distribuciones del Valle (156,00 frente a 165,60).
• Como la tarifa queda con el mismo vencimiento, al acercarse el 30 de noviembre conviene pedir precio de nuevo.

Solicitud de cotización a varios proveedores

Para un pedido grande o un artículo nuevo: pedir precio a varios proveedores a la vez, poner las respuestas lado a lado y adjudicar cada línea al mejor.

1. Compras › Solicitud de Cotización, nueva. Completar Fecha de la Solicitud, Necesario para, Moneda y Notas. En Líneas, cada artículo con su Cantidad. Un artículo figura una sola vez y no se admiten artículos excluidos de compras.
2. Generar presupuestos. Crea un Presupuesto de Proveedor en borrador por cada proveedor que tenga en su tarifa al menos uno de los artículos, con esas líneas y el precio de su tarifa como propuesta inicial. Si un artículo no lo ofrece ningún proveedor, se informa.
3. Enviar. La solicitud queda Enviada. Cada presupuesto se envía al proveedor como cualquier otro documento.
4. Cargar las respuestas: en cada presupuesto, los precios que ofrece el proveedor y su Válido hasta.
5. Comparar. Abre la ventana Comparación de presupuestos, con una fila por artículo y proveedor: Presupuesto, Precio neto unitario, Total, Mejor de la línea y, como referencia, Proveedor de la tarifa y Coste unitario de la tarifa. La solicitud pasa a En comparación.
6. Adjudicar, con dos opciones: Mejor precio por línea o Todo a un proveedor concreto. Se generan las órdenes de compra con los precios cotizados, los presupuestos elegidos quedan Aprobado y los demás Rechazado. Las líneas que nadie cotizó se informan como sin adjudicar.
7. Cerrar, para archivarla.

Ejemplo: 240 latas de tomate y 20 bidones de aceite

Con Mejor precio por línea salen dos órdenes, tomate a Distribuciones del Valle y aceite a Conservas La Huerta, por 887,20 en total. Con Todo a Conservas La Huerta sale una sola orden por 892,00.

Sugerido de compra

Qué reponer, cuánto y a quién, a partir de los niveles de stock de cada almacén. Genera las órdenes de compra agrupadas por proveedor.

Se abre desde los paneles de Compras y de Stock, opción Sugerido de compra. Lee los niveles cargados en Stock › Configuración › Nivel de Stock del Almacén: Stock Mínimo, Stock Sugerido, Consumo Diario y Días, por almacén y artículo.

En Sphere ERP Air tiene su propia pantalla, con el mismo cálculo y la misma regla de precio (sección 13).

Ejemplo: tomate triturado en el Almacén central

Nivel cargado: Stock Mínimo 48, Stock Sugerido 120, Consumo Diario 8, Días 7. Conservas La Huerta tiene un Período de Reposición de 2 días.

El sugerido no inventa cantidades. Un artículo sin nivel de stock cargado no aparece aunque esté en cero, y uno con una orden abierta que ya cubre el objetivo tampoco.

Condiciones del proveedor

El precio más bajo no siempre es la mejor compra. La empresa puede dar peso al plazo de pago, al plazo de reposición y a la fiabilidad de cada proveedor, y la comparación ordena por ese puntaje.

Ejemplo con la tasa en 12 % anual

El proveedor a 90 días queda primero aunque su precio sea un 1 % mayor. Del mismo modo, con un peso de reposición de 0,02 por día, un proveedor que tarda 10 días suma 0,20 por unidad; y con un peso de fiabilidad de 0,50, uno con el 30 % de sus líneas desviadas suma 0,15 por unidad.

Sin configurar nada, manda el precio: con los tres valores en cero, el orden es exactamente el de la sección 3. Cuando la empresa puntúa, la ventana de comparación lo indica, y cada oferta lleva su desglose para ver por qué quedó en su lugar.

Frescura de la tarifa

Una tarifa sirve para comparar mientras se parezca a lo que realmente se paga. Sphere ERP la contrasta con la última compra real de ese proveedor, en la misma unidad.

La tolerancia es la Tolerancia porcentual en conciliación del proveedor. Si el proveedor no tiene una, se usa la de la empresa, y si tampoco, el 5 %.

• En Sphere ERP, la columna Frescura de la tarifa de Artículos y precios de proveedores muestra el estado, la fila desactualizada se resalta y el detalle aparece al pasar el puntero, con la fecha de la última compra.
• En Sphere ERP Air, la lista Artículos de proveedor tiene la columna Frescura y la ficha muestra Última compra real, por unidad, Fecha de esa compra y Desvío frente a la tarifa.
• En las comparaciones, una oferta con tarifa desactualizada muestra también el último precio real como referencia.

Con la tolerancia del proveedor en 10 %, la misma fila pasa a Vigente: «Tarifa 29,5 por unidad frente a la última compra 31,9 (+8,1 %). Dentro de la tolerancia del 10 %.»

Al recibir en cajas: el coste por unidad

Cuando la mercancía llega en cajas o en otra presentación, el albarán de proveedor (el documento con que se recibe la mercancía) la traduce a la unidad del artículo, tanto en existencias como en coste.

Con coste medio, la compra se pondera lata con lata: (30 × 1,45 + 60 × 1,38) / 90 = 1,40. Con FIFO o LIFO, la capa que se abre es de 60 latas a 1,38. En ningún caso el precio de la caja se toma como si fuera el de una lata.

Esa compra pasa a ser el último precio pagado de la sección 4 y la última compra real de la frescura, siempre por lata.

En Sphere ERP Air

La aplicación web y móvil comparte las mismas reglas. Lo que cambia es la forma de mostrarlas.

Comparar proveedores

1. En una orden de compra nueva, cargar las líneas. Se pueden cargar antes de elegir proveedor.
2. Botón Comparar proveedores en la cabecera de la orden.
3. La pantalla Elige cómo comprar presenta las dos propuestas, Un solo proveedor y Reparto por artículo, con su total, cuántas órdenes genera y, si corresponde, «Incluye 50,00 de penalización por repartir». La conveniente lleva la marca Recomendada.
4. La tabla muestra cada artículo por proveedor, con Mejor precio, No lo ofrece o «Se piden 96 (caja o pallet)» cuando hay redondeo.
5. Botón Crear 2 orden(es). Al terminar aparece Órdenes creadas: «Se han creado 2 orden(es) de compra, una por proveedor», y Ver compras lleva a la lista.

En pantalla ancha, el menú lateral sigue visible y el botón de crear está en la cabecera, junto al título. En el teléfono, el botón queda abajo, al alcance del pulgar.

Oferta mejor en la línea

• Al tocar la etiqueta se abre el detalle Oferta mejor: Proveedor, Precio por unidad, Total, Ahorro, Condición (Tarifa, Promoción por volumen, Promoción por palé, Promoción por importe o Presupuesto aprobado) y Cantidad a pedir cuando hay redondeo.
• En la lista de líneas, la fila lo resume: «Oferta mejor: Conservas La Huerta a 29,50 €/u».
• Si el proveedor de la orden no ofrece el artículo, la etiqueta dice Este proveedor no ofrece el artículo y el detalle nombra a quien sí lo ofrece.
• Es sólo un aviso: el proveedor del documento no cambia.

Sugerido de compra

Qué comprar y cuánto a partir de los niveles de stock, con el proveedor más barato para cada línea. Está en el menú Compras y también en el menú Stock, opción Sugerido de compra.

1. Elegir el Almacén (o Todos los almacenes) y la Fecha; Recalcular vuelve a calcular con los datos de ese momento.
2. Cada línea muestra Artículo, Stock, Pendiente, Mínimo, Sugerido, A pedir, Proveedor y Coste, con el motivo: Bajo el mínimo, No cubre el consumo o Ningún proveedor lo ofrece.
3. Se puede cambiar la Cantidad a pedir y elegir otro Proveedor; cada opción indica su precio por unidad y su total, y la alternativa aparece como «Alternativa: Distribuciones del Valle · 1,50 / u.» (con 96 latas no llega a la promoción de 100). Si se cambia la cantidad, el total pasa a ser una estimación («Total ≈»): las promociones por volumen se vuelven a aplicar al generar las órdenes.
4. Marcar las líneas (o Seleccionar todo) y pulsar Generar órdenes. Tras confirmar («Se creará una orden de compra por proveedor…») aparece Órdenes generadas, con Ver compras y Volver al sugerido.
5. Si no hay nada que reponer se lee «No hay nada que pedir por ahora». Si se esperaban líneas, conviene revisar que los artículos tengan niveles de stock cargados.

Stock mínimo

Los niveles de los que lee el sugerido se consultan y se ajustan en el menú Stock, opción Stock mínimo: control de umbrales y alertas de reposición por almacén.

• La cabecera resume cuántos artículos hay y cuántos están bajo el mínimo («n artículos · m bajo mínimo») y el déficit total. El filtro Solo bajo mínimo deja únicamente los que hay que reponer, y el buscador acepta referencia, descripción o código de barras.
• Cada fila indica el almacén, el stock actual, «Mín» y «Sug», y «Faltan» seguido de lo que le falta para llegar al mínimo (en el ejemplo del tomate, 48 − 30 = 18).
• Ajustar umbrales abre el panel Ajustar stock mínimo, con Stock mínimo («Cantidad mínima que debe haber siempre disponible») y Stock sugerido / reposición («Punto objetivo al solicitar reposición o compras»). Hay que elegir el almacén al que se asignan y Guardar umbrales.
• El consumo diario y los días a cubrir se siguen cargando en Stock › Configuración › Nivel de Stock del Almacén de Sphere ERP.

Artículos de proveedor y precio de la línea

La lista Artículos de proveedor muestra la frescura de cada tarifa (sección 11). Y el precio con que nace cada línea de compra sigue el mismo orden de la sección 4.

Asistente de IA

El asistente responde «¿a quién le compro esto?» con el mismo comparador, y puede seguir con la orden de compra.

• Ordena por coste total para la cantidad pedida y dice qué regla usó cada oferta, la condición de pago, el plazo de reposición y la frescura de la tarifa.
• Si se le pide comprar sin nombrar proveedor, consulta las ofertas y propone uno antes de crear la orden. Si el proveedor ya se nombró, crea la orden con él.
• Si ningún proveedor ofrece el artículo, lo dice y da el coste del artículo indicando de dónde sale.
• Las acciones que crean documentos piden confirmación antes de ejecutarse.

Configuración

Todo funciona con lo que ya está cargado. Estos son los datos que afinan el resultado.

Los importes de los pesos y de la penalización están en la moneda de la empresa. Si la comparación se hace en otra moneda, Sphere ERP los convierte con el cambio del día.

Preguntas frecuentes

Guía de prueba paso a paso

Para recorrer todo el circuito en un entorno de pruebas, en este orden. Cada paso usa los datos de los anteriores. Las casillas «Hecho» se guardan en este navegador.