Contabilidad en Sphere ERP

No existe un botón «Contabilizar»: la contabilidad es una consecuencia

Objetivo de esta sección: entender que en Sphere ERP el asiento contable no se escribe a mano ni se genera con un paso aparte: nace solo, en el mismo instante en que se guarda una factura, un albarán, un cobro o un pago.

En muchos programas de gestión, alguien tiene que «pasar a contabilidad» los documentos al final del día o del mes. En Sphere ERP ese paso no existe. Cuando un administrativo guarda una factura de venta, el sistema ya sabe —porque alguien lo configuró una vez, no cada vez— qué cuentas tiene que mover y con qué importes. El asiento se genera en el mismo momento, queda enlazado a la factura, y aparece de inmediato en el Libro Diario.

El motor que ejecuta este recorrido es el mismo que resuelve ventas, compras, cobros y pagos: sólo cambia la Plantilla Contable que se aplica según el tipo de documento.

Asiento Contable, Apunte Contable: la cabecera y sus líneas

Objetivo de esta sección: conocer los dos objetos que forman todo movimiento contable en Sphere ERP, sus campos y sus estados, y cómo buscarlos.

Un Asiento Contable es la cabecera de un movimiento: tiene una fecha, un número correlativo, una descripción y un ejercicio contable. Un Asiento Contable agrupa dos o más Apuntes Contables — cada apunte es una línea, con una cuenta y un importe al Debe o al Haber. La suma de todos los apuntes de un asiento siempre tiene que dar cero: es la partida doble.

Cada Apunte Contable, además de la Cuenta y el importe al Debe o al Haber, puede llevar su propio Centro de Coste y Centro de Beneficio, un texto de Observaciones, y una marca de Conciliado cuando ese movimiento ya fue cruzado contra un extracto bancario. Una misma línea nunca tiene importe en Debe y en Haber a la vez.

Buscar apuntes

La pantalla Contabilidad › Búsqueda de Apuntes es el punto de entrada habitual para consultar movimientos: permite filtrar por Asiento Contable, Cuenta, Centro de Coste o Centro de Beneficio, Tipo de Movimiento, Memo, Documento, Movimiento de Tesorería, si está Conciliado, Responsable y un rango de fechas, y se dispara con el botón Buscar. Es también la pantalla desde la que se accede a las acciones del panel de Contabilidad (sección 9).

Cuenta Contable: el catálogo de dónde puede ir cada apunte

Objetivo de esta sección: entender cómo se organiza el plan de cuentas en Sphere ERP y cómo se mantiene.

Cada fila del plan de cuentas es una Cuenta Contable, con su Código de Cuenta, su Nombre de Cuenta y un Tipo de Cuenta que a su vez pertenece a una Clase Contable. Es la agrupación que usan tanto los asientos como la Cuenta de Resultados para saber si una cuenta es de ingresos, de gastos, de clientes, de proveedores o de tesorería.

Cada Cuenta Contable (código y nombre) pertenece a un Tipo de Cuenta, y éste a una Clase Contable. La jerarquía se recorre desde la clase hacia la cuenta; los apuntes siempre se hacen contra una Cuenta Contable concreta, nunca contra el tipo o la clase.

Para dar de alta el plan de cuentas completo de una empresa nueva, en vez de crear cuenta por cuenta existe la acción Importar Plan de Cuentas, que incorpora de una sola vez un plan de cuentas completo desde una hoja de cálculo.

Subcuentas Auxiliares por Tercero: cuando cada cliente necesita su propia cuenta

Objetivo de esta sección: saber cuándo conviene activar subcuentas individuales por cliente o proveedor, y cómo se generan.

Por defecto, todas las facturas de venta contabilizan contra una única cuenta de Clientes (por ejemplo, la 430) y todas las de compra contra una única cuenta de Proveedores (por ejemplo, la 400). Es sencillo, pero mezcla en la misma cuenta lo que debe cada cliente. Cuando la empresa necesita ver, cuenta por cuenta, cuánto debe cada tercero directamente desde el plan de cuentas —algo habitual al preparar el Balance de Situación— puede activar las Subcuentas Auxiliares por Tercero.

Es una configuración de empresa, apagada de fábrica. Al activarla se define un prefijo para clientes (por ejemplo, 430) y otro para proveedores (por ejemplo, 400), y la longitud del código con la que se numerará cada subcuenta (por ejemplo, 9 cifras: 430000001). A partir de ahí, cada cliente y cada proveedor nuevo recibe automáticamente su propia subcuenta numerada, sin que nadie tenga que crearla a mano; y hay una acción para generarlas también, en un solo lote, a los clientes y proveedores que ya existían antes de activar la opción.

Centro de Coste: contabilidad por sección, tienda o proyecto

Objetivo de esta sección: usar los centros de coste para ver los mismos asientos agrupados por sección, delegación o proyecto.

Un Centro de Coste es una etiqueta analítica: una sección, una tienda, una delegación o un proyecto. No sustituye a la cuenta contable — un apunte siempre va contra una Cuenta Contable— pero se le puede asignar además un Centro de Coste (y un Centro de Beneficio) para poder analizar después «cuánto vendió la tienda de Valencia» o «cuánto gastó el proyecto X», sin tener que duplicar el plan de cuentas por cada sección.

El Centro de Coste del asiento se propone automáticamente a partir del centro de coste configurado en el usuario que lo genera, y cada apunte hereda por defecto el centro de coste de su asiento; se puede cambiar apunte por apunte cuando una misma factura reparte su importe entre distintas secciones.

Ejercicio Contable: el marco de fechas que puede abrirse y cerrarse

Objetivo de esta sección: entender qué controla un Ejercicio Contable y qué implica cerrarlo.

Un Ejercicio Contable es, sencillamente, un rango de fechas (Fecha Inicial y Fecha Final) que pertenece a una empresa, con una marca de Cerrado. Mientras un ejercicio está abierto, se pueden generar asientos con fecha dentro de ese rango. Un documento con una fecha que cae fuera de todo ejercicio abierto de esa empresa no se puede contabilizar: Sphere ERP avisa que el ejercicio de esa fecha está cerrado.

Sobre el Ejercicio Contable hay dos acciones: Cerrar Ejercicio y Reabrir Ejercicio. Al cerrar un ejercicio, Sphere ERP genera automáticamente el asiento de regularización que lleva a cero las cuentas de compras y ventas (grupos 6 y 7 del Plan General Contable) contra la cuenta de Resultado del Ejercicio (129), y crea el asiento de apertura del ejercicio siguiente. Reabrir un ejercicio revierte esos dos asientos.

Con una venta de 1.500,00 € y una compra de 1.000,00 € en el ejercicio, la cuenta 129 queda con 500,00 € al Haber: el beneficio del período.

Plantilla Contable: lo que le dice al sistema qué asiento generar

Objetivo de esta sección: entender la pieza clave que hace posible la sección 1 — cómo se define, para cada tipo de documento, qué cuentas usar y con qué importe — y ver ejemplos completos.

Cada vez que una factura, un cobro o un pago genera su asiento, lo hace siguiendo una Plantilla Contable: una regla reutilizable, configurada una sola vez, que describe línea por línea qué cuenta usar y qué importe llevar al Debe o al Haber. Sin plantillas, cada asiento habría que escribirlo a mano; con ellas, la contabilización es un efecto secundario automático de operar.

Anatomía de una plantilla

Ejemplo real: la plantilla de Factura de Venta del plan español. Cada línea define su cuenta y cómo calcular su importe; la plantilla completa tiene que cuadrar en Debe y Haber antes de poder activarse.

Cada línea de una plantilla puede apuntar a una cuenta fija (siempre la misma, por ejemplo la 572 de Bancos) o a una cuenta dinámica, que Sphere ERP resuelve contra el documento real en el momento de contabilizar: la cuenta de Ventas, la de Cliente, la de Proveedor, la de Compras, la de Existencias, la del Coste de la Mercancía Vendida, la de Portes, la del Impuesto o la cuenta de Banco del medio de pago usado. Y cada línea define, además, cómo calcular su importe: un monto fijo, un porcentaje, el importe total del documento, el subtotal, el importe de impuestos, el de descuentos o el coste de la línea.

Cómo se elige la cuenta de cada línea (orden de prioridad)

Cuando una línea de plantilla usa una cuenta dinámica, Sphere ERP la resuelve siguiendo siempre el mismo orden, de lo más específico a lo más general:

Cuando la cuenta resuelta es la colectiva de clientes o proveedores y el tercero tiene una subcuenta auxiliar propia (sección 4), se usa esa subcuenta en lugar de la cuenta colectiva.

Ejemplos completos, con las cuentas del Plan General Contable

Estos son los asientos que generan, de fábrica, las plantillas contables españolas de Sphere ERP para una operación de 1.000,00 € más el 21 % de IVA (210,00 €):

Una Factura Rectificativa de venta a favor del cliente genera el asiento inverso al de la venta: Debe en Ventas, Debe en IVA repercutido, Haber en Clientes — devolviendo exactamente lo que la venta original había registrado.

Qué tipo de documento genera qué asiento

Cuándo un documento no genera asiento

• El propio documento tiene marcada la casilla No Contabilizar (sección 8).
• El punto de venta desde el que se emitió está configurado como exento, y en ese caso el documento se marca automáticamente para no contabilizar.
• No existe ninguna Plantilla Contable activa y en Auto-Aplicar para ese tipo de documento, esa empresa y ese país fiscal: Sphere ERP deja constancia del motivo en el propio documento y avisa al usuario, en vez de generar un asiento incompleto.

Plantillas independientes: asientos sin documento de origen

No todos los asientos vienen de una factura. Una amortización mensual, una provisión de nóminas o un ajuste manual recurrente no tienen un documento de compra o venta detrás. Para esos casos existen las plantillas marcadas como Independientes: se aplican a mano, desde el panel de Contabilidad (sección 9), y por eso sólo pueden usar cuentas e importes fijos —nunca cuentas o importes que dependen de un documento que no existe—.

Trazabilidad: nunca hay que adivinar de dónde salió un número

Objetivo de esta sección: moverse con soltura entre un documento y su asiento, y entender la casilla «No Contabilizar».

Todo Apunte Contable recuerda el documento que lo originó. Eso permite navegar en ambas direcciones: desde una factura, ver qué asiento generó; y desde un asiento, saber exactamente qué factura, qué cobro o qué pago lo causó.

Desde cualquier factura o albarán, la pestaña Asientos Contables muestra sus apuntes filtrados automáticamente. La acción Ver Líneas Contables los abre en una ventana de lista; Regenerar Asiento Contable puede volver a generarlos, por ejemplo tras corregir una plantilla.

La casilla «No Contabilizar»

Todo documento de venta, compra, cobro o pago tiene una casilla llamada No Contabilizar. Al marcarla, ese documento en particular queda excluido de la contabilización automática: se guarda y opera con normalidad, pero no genera ningún asiento. Es la forma de dejar fuera de los libros contables un documento puntual —por ejemplo, uno interno o de prueba— sin tener que desactivar ninguna plantilla.

Acciones disponibles sobre un documento

Un único punto de partida para las tareas contables

Objetivo de esta sección: ubicar, desde un único lugar, las acciones y los informes contables más usados.

La pantalla Contabilidad › Búsqueda de Apuntes (sección 2) no es sólo un buscador: también hace de panel de acceso rápido a las tareas contables más habituales, con cuatro acciones en su barra.

Las cuatro acciones del panel de Contabilidad. Junto a él, en el mismo grupo de menú, están también Conciliación Bancaria y Contabilizar Amortización del Período.

Liquidar IVA del Período genera el asiento periódico que traslada el saldo de IVA repercutido y soportado a la cuenta de Hacienda Pública, dejando el importe a pagar o a compensar del período. El detalle línea a línea de esa declaración —el Modelo 303 y el resto de modelos fiscales españoles— tiene su propia guía en Fiscalidad y AEAT.

De los apuntes contables a saber si el negocio gana dinero

Objetivo de esta sección: aprender a generar y leer la Cuenta de Resultados de gestión: cómo se calcula cada línea, cómo comparar contra un presupuesto, cómo simular un escenario y cómo llegar hasta el apunte que compone cualquier cifra.

Todo lo que se contabilizó automáticamente en las secciones anteriores —cada venta, cada compra, cada gasto— alimenta un único informe que responde la pregunta de dirección: ¿está ganando dinero la empresa, y por qué? Es la Cuenta de Resultados: no un simple listado de cuentas, sino una cascada de líneas que empieza en los ingresos brutos y termina en el resultado neto, con cada paso intermedio con su propio nombre y su propio significado de negocio.

Cómo se calcula cada línea

Cada cuenta del plan contable tiene asignado un «papel» de negocio: es una cuenta de Ingresos, de Coste Directo, de Coste de Estructura, de Ingresos o Gastos Financieros, etc. En el plan español, Sphere ERP puede reconocer ese papel automáticamente a partir del propio código de cuenta (las cuentas del grupo 7 son Ingresos; las de los subgrupos 60 y 61, Coste Directo; el resto del grupo 6, Coste de Estructura), aunque también se puede asignar el papel manualmente cuenta por cuenta. Con ese papel ya asignado, cada línea de la Cuenta de Resultados es de uno de estos dos tipos:

De fábrica, Sphere ERP ya trae definida una cadena completa de 22 líneas encadenadas, que cualquier empresa puede usar sin configurar nada más (y que se puede personalizar, añadiendo o desactivando líneas, desde el catálogo de Definiciones de Línea):

La cadena de 22 líneas que trae Sphere ERP de fábrica, mostrada como una cascada: cada línea de fórmula resta o suma sobre el resultado de la anterior. El Punto de Equilibrio y el Margen de Seguridad se calculan aparte, a partir del % de Margen de Contribución 1.

Ejemplo con números completos

Con la venta de 1.500,00 € y la compra de 1.000,00 € de la sección 6, más unos costes de estructura de 300,00 € del período:

Períodos, comparativas y simulación

Un informe de Cuenta de Resultados se genera indicando la Empresa y un rango de fechas Desde/Hasta libre, y calcula automáticamente los importes mes a mes. Cada línea muestra, además del Total Acumulado del período, sus 12 valores mensuales (Enero a Diciembre), lo que permite ver la evolución dentro del propio informe.

Cada línea puede compararse también contra otras dos «versiones» del mismo informe, calculadas automáticamente: Presupuesto y Previsión. Ambas se alimentan de ajustes de gestión cargados a mano para esa versión —no de apuntes contables reales— y el informe calcula el Desvío vs Presupuesto y la Desviación vs Previsión de cada línea, en verde cuando el real supera a la comparación y en rojo cuando queda por debajo.

Además, el informe admite una simulación: se puede indicar, sin alterar ningún dato real, un porcentaje de variación sobre los ingresos, sobre los costes directos y sobre los costes de estructura, y el informe recalcula todas las líneas con ese escenario hipotético — útil para responder «¿y si subimos precios un 5 %?» sin tocar la contabilidad real.

Filtros por dimensión

El informe admite filtrar por Unidad de Negocio, Categoría de Producto, Canal, Geografía, Cliente y Producto, combinables entre sí. Cuando hay algún filtro activo, el informe muestra además qué porcentaje representa ese subconjunto sobre el total del período sin filtrar — por ejemplo, para saber qué parte del negocio corresponde a un solo cliente o a una sola categoría.

El detalle detrás de cada número: la pestaña Fuentes

Ninguna cifra de la Cuenta de Resultados es una caja negra. Cada línea de origen tiene una pestaña Fuentes con el detalle de cada apunte contable (o ajuste de gestión) que la compone: su fecha, su importe, su descripción y las dimensiones a las que pertenece. Es la forma de pasar de «los Costes Directos fueron 1.000,00 €» a «cuál factura de compra en particular» sin salir del informe.

Cuadro de Mando y KPIs

El informe incluye una pestaña de Cuadro de Mando y KPIs con cuatro indicadores destacados —Ingresos Netos, Margen Bruto, EBITDA y Resultado Neto—, cada uno con su desvío contra Presupuesto y Previsión; un gráfico con la evolución mensual de esas cuatro magnitudes; y, cuando hay valores de Presupuesto o Previsión cargados, un gráfico de barras que compara el Real contra ambos para las principales líneas del informe.

Los libros clásicos, y dónde sigue la historia

Objetivo de esta sección: ubicar el resto de informes contables y saber dónde continúa la parte fiscal.

Desde el panel de Contabilidad (sección 9) también se llega al Libro Diario (los asientos en orden cronológico), al Libro Mayor (los movimientos agrupados por cuenta), al Balance de Sumas y Saldos y al Balance de Situación. Estos informes se nutren exactamente de los mismos asientos descritos en las secciones anteriores: no hay ningún dato paralelo que mantener.

La liquidación periódica de impuestos —el Modelo 303 de IVA, el resumen anual Modelo 390, las retenciones de los Modelos 111/115/123, el pago fraccionado Modelo 130 y el Suministro Inmediato de Información (SII)— se explican con el detalle que merecen en la guía Fiscalidad y AEAT. Esta guía de Contabilidad se detiene en el asiento de Liquidar IVA del Período (sección 9), que es el punto donde ambas partes se conectan.

Un ciclo contable completo, de principio a fin

Este recorrido usa un mismo caso en los 25 pasos: Distribuciones Casa Molina, S.L. (NIF B-46123456, Valencia) compra a su proveedor Aceites del Sur, S.L. (NIF B-41987654, Sevilla) 50 latas de aceite de oliva virgen extra de 5 litros a 20,00 € la unidad, y las vende a Restaurante La Marina, S.L. (NIF B-46555222, Valencia) a 30,00 € la unidad. Marque cada paso como Hecho a medida que lo complete; el progreso se guarda en este navegador.