Guía de capacitación · costes y existencias

De la compra a la venta: así se calcula el coste

Qué pasa cuando se compra algo, cómo se guarda su coste, y por qué el margen de una venta antigua no se mueve aunque después se compre más caro.

Método de valoración: Coste medio (PMP) FIFO LIFO
1 Cómo compra el proveedor vs. cómo se vende

Un mismo artículo, dos formas distintas de contarlo

El proveedor vende por caja, por bulto o por palet. Es posible vender por copa, por kilo o por unidad suelta. El sistema no exige que coincidan: convierte automáticamente todo a la unidad en la que se llevan las existencias.

El artículo las existencias registradas en el sistema Factor de Conversión Línea de Proveedor Unidad de Proveedor: Caja 1 caja = 6 unidades entran 6 a existencias por cada caja factor de venta Código de Línea una presentación de venta: Copa 1 copa = 0,20 unidades se descuenta esa fracción de las existencias
Al recibir mercancía
Línea de Proveedor
La ficha donde se registra cómo vende cada proveedor: en qué unidad factura, cuánto trae cada bulto, su código y su precio. Ahí vive el Factor de Conversión que traduce "se compraron 10 cajas" a "entraron 60 unidades".
Al vender
Código de Línea
Cada forma en la que se ofrece el mismo artículo — unidad suelta, media docena, copa — tiene su propio código y su propio factor hacia las existencias. Vender 2 copas descuenta lo que corresponde, no 2 unidades enteras.
2 Qué pasa con el coste entre que se compra y se vende

El coste se fija al comprar, y se congela al vender

Cada compra puede actualizar el coste del artículo. Pero cuando se vende, ese coste queda guardado en la propia venta — para siempre, tal como estaba ese día.

Se recibe el pedido del proveedor Se recalcula el coste actual según el método de valoración Coste medio (PMP), FIFO o LIFO Queda guardado en el artículo Coste actual / Coste estándar — más tarde, cuando se vende — Se vende el artículo factura o albarán Se toma el coste vigente FIFO/LIFO: el de la partida que sale Coste medio: el promedio del momento Ese coste se congela en la venta queda fijo en esa línea para siempre el margen de esa venta ya no cambia
Por qué importa. Si más adelante se compra el mismo producto más caro, las ventas ya realizadas no se recalculan ni pierden margen. El coste de cada venta refleja lo que ese producto costaba de verdad el día en que se vendió — no lo que cuesta hoy.
Una excepción a tener en cuenta. Cuando se hace una factura rectificativa (un abono) o se deshace parte de una factura, el sistema no vuelve a calcular el coste contra el precio de hoy: hereda el mismo coste que tenía la línea original. Tiene sentido — es lo mismo que se vendió, no algo nuevo — pero conviene saberlo al revisar márgenes de documentos relacionados.
3 Los tres métodos de valoración

La empresa usa uno solo, para todas las existencias

Se elige una vez, en la configuración de la empresa, y aplica por igual a todos los artículos — no se puede mezclar un método para un producto y otro método para otro.

Coste
medio

Promedia todo lo que hay en existencias (precio medio ponderado)

Cada compra nueva mezcla su precio con el de lo que ya había, ponderado por cantidad. El coste del artículo es siempre "el promedio de lo que se pagó por lo que queda". Ej.: había 100 kg a 10 € y se compran 100 kg más a 14 € → el coste pasa a ser 12 € para todas las existencias.

FIFO

Lo primero que entró es lo primero que sale

El sistema recuerda cada compra por separado, como partidas de mercancía con su propio precio y fecha. Al vender, descuenta primero de la partida más antigua. Ej.: si se compró a 10 € y después a 14 €, las próximas ventas salen al coste de 10 € hasta agotar esa partida.

LIFO

Lo último que entró es lo primero que sale

Igual que FIFO pero al revés: al vender, se consume primero la partida más reciente. Ej.: si se compró a 10 € y después a 14 €, las próximas ventas salen al coste de 14 € hasta agotar esa compra.

4 Cuando el producto se elabora con otros: el escandallo

El coste de una receta no sale de una compra — sale de sumar sus ingredientes

Un plato, un kit o un semielaborado no se compran: se elaboran a partir de otros artículos. Esa cuenta — qué entra, en qué cantidad, y cuánto sale — vive en el Escandallo. Pero el coste que ahí se calcula es una estimación: el coste real y definitivo se fija sólo cuando el lote se produce de verdad.

Escandallo lista de Ingredientes + mano de obra y estructura "Calcular y validar" suma cantidad × coste de cada ingrediente, más costes fijos hay que pulsarlo — no es automático Coste estándar del artículo queda como estimación hasta que se produzca de verdad — al producir el lote — Orden de producción descuenta cada ingrediente de las existencias reales Se captura el coste real de esa producción — puede diferir del estimado del escandallo y genera las existencias del producto terminado Coste definitivo del artículo reemplaza a la estimación este es el que queda
La receta
Escandallo
Un artículo, sus ingredientes y cuánto rinde el lote. Cada ingrediente puede llevar un porcentaje de merma. También admite sumar mano de obra y costes de estructura al coste del producto.
Cada línea
Ingrediente
Un artículo componente con la cantidad que necesita ese lote. Si a su vez ese componente tiene su propio escandallo, el sistema lo desglosa en cascada y arrastra su coste.
Dos momentos, dos costes distintos. El escandallo da un coste estimado, útil para fijar precio de venta o simular antes de producir. El coste que finalmente queda grabado en el artículo es el de la orden de producción real — el que de verdad costó ese lote, no el calculado de antemano.
Si el margen aparece como "—". No es un error: pasa cuando el producto no tiene precio de venta propio, típico de un semielaborado que no se vende suelto (un fondo, un sofrito) sino que es ingrediente de otra receta. No corresponde mostrar un margen sobre algo que no se vende directamente.
5 Antes de comprar: de dónde sale el precio del pedido

A quién comprar: la tarifa, el presupuesto y la comparación

El coste que entra con el albarán empieza antes, en el precio con el que se hace el pedido. Sphere ERP lo toma de la tarifa de cada proveedor o de un presupuesto aceptado y vigente, lleva todas las ofertas a coste por unidad de artículo para la cantidad pedida, y propone a quién comprar.

Tarifa del proveedor precio, descuentos y presentación (caja, palé) Presupuesto aceptado y vigente el precio pactado: manda sobre la tarifa Promociones por volumen, por palé o por importe Coste por unidad de artículo para la cantidad pedida, en una sola moneda una caja de 6 a 70,20 = una botella a 11,70 la promoción sólo cuenta si la cantidad la alcanza Comparar proveedores • Un solo proveedor • Reparto por artículo la más barata se marca «Recomendada» y la línea avisa si hay una «Oferta mejor» — si el precio no lo es todo, y para saber si la tarifa sigue valiendo — Condiciones (opcional, por empresa) plazo de pago como coste financiero · plazo de entrega · fiabilidad del proveedor Frescura de la tarifa tarifa frente a la última compra real: vigente, desactualizada o sin dato
En cada línea del pedido
Oferta mejor
Si otro proveedor ofrece ese artículo más barato para esa cantidad, la línea lo avisa con el proveedor, el coste por unidad y el ahorro. Es información: el proveedor del pedido no cambia hasta que se decide.
Para reponer
Sugerido de compra
Lee los niveles cargados en Nivel de Stock del Almacén (stock mínimo, stock sugerido, consumo diario y días, por almacén y artículo), les resta lo que hay y lo pendiente de recibir, suma el período de reposición del proveedor y propone qué comprar y cuánto, con el proveedor más barato para cada línea; genera una orden por proveedor. Sin niveles cargados, no propone nada. Está en Sphere ERP y en Sphere ERP Air (menús Compras y Stock).
Para pedidos grandes
Solicitud de Cotización
Una lista de artículos y cantidades que se envía a varios proveedores. Sus presupuestos se comparan línea a línea y la adjudicación genera las órdenes: al mejor precio por línea o todo a un mismo proveedor.
Lo que no cambia. La comparación decide a quién pedir y a qué precio. El coste del artículo lo sigue fijando el albarán cuando la mercancía entra, con el método de valoración de la sección 3, y sigue congelándose en cada venta.
Tarifa desactualizada. Cuando la última compra real a un proveedor, su albarán más reciente, se aparta de la tarifa más que la tolerancia (la del proveedor o la de la empresa), la tarifa se marca como desactualizada: la comparación la sigue usando, pero conviene revisar la lista de precios. Si nunca se le compró, figura «sin dato», no como vigente.