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Manual de usuario Aplicación Sphere SPHERE ERP Guía funcional completa: cómo se usa cada pantalla del ERP y qué hace el sistema por detrás. MADISA · Sphere ERP  ·  Versión de la app 1.0.0  ·  Julio 2026 Vistas de escritorio (wide) y móvil · Temas claro y oscuro · Español (España)
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Contenido 1 Introducción — las dos vistas, temas, navegación y conceptos clave 2 Panel — la pantalla de inicio: indicadores, accesos rápidos y cobros 3 Ventas · Nuevo documento — facturas, presupuestos, pedidos y albaranes 4 Documentos de venta — buscar y operar sobre los documentos emitidos 5 Compras — facturas de proveedor, pedidos, albaranes y órdenes de pago 6 Recibos y cobros — registrar cobros y aplicarlos a las facturas 7 Clientes y proveedores — la ficha de terceros / socios de negocio 8 Catálogo de artículos — productos y servicios, precios e impuestos 9 Stock e inventario — movimientos, ajustes, traspasos y recuentos 10 Captura de documentos (OCR) — fotografiar una factura y convertirla en documento 11 Asistente de IA — pedir datos y crear documentos en lenguaje natural 12 Informes fiscales — modelos AEAT y libros de IVA del periodo 13 Configuración y utilidades — servidor, idioma, sincronización y alta de empresa
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SECCIÓN 1 Introducción Sphere es la aplicación con la que se opera el ERP desde el móvil y desde el ordenador: facturar, comprar, cobrar, gestionar clientes y artículos, mover stock, capturar documentos con la cámara y consultar al asistente de inteligencia artificial. Una misma app se adapta al tamaño de la pantalla y al tema del sistema. LO PRIMERO QUE HAY QUE SABER Una app, dos vistas La aplicación detecta el ancho de la pantalla y muestra una de dos disposiciones. El contenido y las funciones son los mismos; cambia cómo se ordenan. Vista escritorio (wide) — Panel WIDE · ESCRITORIO Menú lateral siempre visible, contenido a lo ancho, sin barra azul superior. Para trabajar con teclado y ratón. MÓVIL Barra azul con menú ( ☰ ) y todo apilado en scroll vertical, con gestos táctiles. TEMA OSCURO
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CLARO Y OSCURO Tema de la aplicación La app viene en tema oscuro y tema claro . Por defecto usa «automático» , es decir, sigue la preferencia del sistema operativo. El control está en el pie del menú lateral («Tema: automático»), y se puede fijar en claro u oscuro. Las mismas pantallas se ven así: El mismo Panel en tema claro Todas las pantallas del manual existen en ambos temas; a lo largo del documento se muestran capturas de los dos. CÓMO MOVERSE Navegación Escritorio: el menú lateral agrupa las áreas — Inicio, Ventas, Compras, Stock, Impuestos, OCR, IA y Sistema . Cada grupo se despliega. Móvil: el botón ☰ abre el mismo menú como panel lateral. El pie del menú muestra el usuario , el servidor al que está conectada la app, el selector de tema y Cerrar sesión . ✓ Buscador de menú: el atajo para llegar a cualquier pantalla Encima del menú hay un campo «Buscar en el menú…» . En lugar de desplegar grupos, se escribe parte del nombre de la pantalla (por ejemplo «recibo», «ajuste», «proveedor») y el menú se filtra al instante para ir directo a esa opción. Es la forma más rápida de navegar cuando ya se sabe adónde ir. TEMA CLARO
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CONCEPTOS QUE SE REPITEN EN TODO EL MANUAL ◆ Los documentos se identifican por su referencia, no por un número interno En toda la app, un documento se muestra por su referencia (por ejemplo 0001-00000018 ) y su tipo («Factura 0001-00000018»), nunca por un identificador técnico. Esa referencia combina la serie del punto de venta con el número correlativo, con ceros a la izquierda. ◆ Tocar un documento lo abre para verlo — nunca lo imprime Al tocar (o hacer clic en) una factura, recibo, artículo o documento, se abre su ficha de detalle . Imprimir el PDF o enviarlo por correo son acciones secundarias dentro de esa ficha, o en el menú que aparece al mantener pulsado (móvil) / clic derecho (escritorio). ✓ Funciona sin conexión (offline-first) Buena parte de la app sigue funcionando sin internet: los catálogos quedan guardados en el dispositivo y un documento que se guarda se sincroniza solo cuando vuelve la conexión (ver Sección 13). El asistente de IA, el OCR y algunas operaciones de stock requieren estar conectado. ◆ Guardar valida y explica qué falta El botón Guardar comienza deshabilitado y se activa al editar algo. Al guardar, la app valida y, si falta un dato obligatorio, lo indica. Al volver con cambios sin guardar, avisa antes de salir. ACCESO Inicio de sesión y servidor En la pantalla de acceso se introducen usuario y contraseña. Bajo el título aparece el servidor (API) al que se conecta la app; se puede cambiar desde Configuración (Sección 13). También hay accesos a «¿Has olvidado la contraseña?» y «Crea tu entorno» (alta de una empresa nueva).
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SECCIÓN 2 Panel Es la pantalla de inicio. Resume el estado del negocio de un vistazo: ventas, saldo por cobrar, evolución y rankings, con accesos directos a las acciones más frecuentes. Escritorio — Panel QUÉ MUESTRA Accesos rápidos: Borradores, Nueva venta (facturar/presupuestar) y Capturar documento (foto → OCR). Indicadores (KPI): Ventas de hoy, Ventas del mes (con variación frente al mes anterior), Ticket medio y Saldo pendiente. Comportamiento de ventas: evolución mensual de facturación acumulada y ventas por categoría. Gestión de cobros: antigüedad de saldos ( aging : 0-30, 31-60, 61-90, +90 días), DSO (días medios de cobro) y mayores deudores. Rankings del mes: mejores clientes y productos más vendidos; e información fiscal (IVA devengado y retenciones). TEMA OSCURO
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✓ Es también un punto de partida Los indicadores no son solo informativos: «Nueva venta» y «Capturar documento» llevan directo a crear un documento o a fotografiar uno, sin pasar por el menú.
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SECCIÓN 3 Ventas · Nuevo documento La pantalla donde se elabora un documento de venta línea a línea: factura, presupuesto, pedido de venta o albarán. Desde aquí se guarda, se imprime, se envía por correo o se transforma en otro documento. ◆ Una misma pantalla, cuatro situaciones Sirve para un alta nueva , para un alta encadenada (a partir de otro documento — ver Sección 4), para editar un borrador aún no sincronizado y para editar una factura ya emitida . Es offline-first: al guardar, queda en el dispositivo y se sincroniza cuando hay conexión. Escritorio — Nueva factura En móvil, la barra de Total queda fija abajo con «Guardar borrador». TEMA OSCURO
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La misma pantalla en tema claro LAS DOS VISTAS WIDE Escritorio Cabecera propia con ← volver, título y botones PDF · Correo · Guardar siempre visibles. Los artículos se cargan en una tabla editable . Elaboración con teclado: Tab entre campos, ↑/↓/Intro en los buscadores, Ctrl+S para guardar. MÓVIL Móvil Barra azul con menú y botón Escanear . Todo apilado; líneas con gestos (tocar = +1, deslizar para editar/quitar). Barra de Total fija abajo . PASO A PASO Crear y confirmar una venta TEMA CLARO Abre «Nueva factura» (o presupuesto/pedido/albarán). Precarga la fecha de hoy, el punto de venta y la serie del usuario, la moneda y el próximo número . 1 Elige el cliente. Se completan en cascada la serie, la forma de pago, la tarifa, la categoría fiscal, el descuento y las direcciones. 2 Ajusta la cabecera si hace falta: fecha, forma de pago (recalcula el vencimiento), moneda, descuento global, punto de venta / serie. 3 Añade los artículos: buscándolos, escaneando el código de barras o creando uno nuevo. Cada artículo trae su precio, descuento e IVA según la tarifa. 4 (Opcional) Impuestos manuales: retenciones (IRPF) o recargos desde el lápiz del bloque de Impuestos. 5
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REFERENCIA DE CAMPOS — CABECERA Campo Qué es Obligatorio Valor por defecto / regla Cliente A quién se factura Sí Sin valor por defecto. Dispara la cascada de datos del cliente. Fecha Fecha del documento Sí Hoy. Vencimiento Fecha límite de pago No Fecha + días de la forma de pago. Forma de pago Contado / crédito No La del cliente. No aparece en el albarán. Tarifa Lista de precios aplicada No La del cliente. Punto de venta / Serie Punto emisor y serie fiscal No Los del usuario; automáticos si hay uno solo. Descuento global % Descuento de todo el documento No 0. Se arrastra al % de cada línea. Línea de detalle Campo Qué es Obligatorio Regla Artículo Producto o servicio que se vende Sí Artículo válido con descripción. Cantidad Unidades Sí > 0. Cantidad ≤ 0 elimina la línea. Precio unitario Precio sin impuestos Sí De la tarifa; editable. Descuento % Descuento de la línea No 0 a 100. Hereda el descuento global. IVA Tipo de IVA (21 / 10 / 4 / exento) No Según la ficha del artículo. ACCIONES Acción Qué hace Guardar borrador Valida y guarda (offline + sincronización). No cierra la pantalla. Ver PDF Descarga el PDF y lo abre en el visor interno. No imprime directamente. Se nombra por su referencia (p. ej. Factura_0001-00000018.pdf ). Enviar por correo Envía el documento por email. Usa el correo del cliente si no se indica destinatario. Editar impuestos Añade retenciones (IRPF) o recargos manuales (una retención se carga en negativo). Transformar (cadena) Presupuesto → Pedido → Albarán → Factura, o Factura → Recibo. Abre el nuevo documento precargado. Generar factura rectificativa Abono / devolución total de la factura. Guarda. Valida (cliente, fecha, al menos una línea, cantidades válidas), guarda y sincroniza. El servidor asigna el número y calcula impuestos y totales. 6 Tras guardar , la pantalla no se cierra: se habilitan Ver PDF , Enviar por correo y Más acciones . 7
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Acción Qué hace Clonar / Eliminar / Excel Duplicar; eliminar según permisos y estado; exportar a xlsx. POR DENTRO — REGLAS DE NEGOCIO ◆ Cómo se calculan los totales Subtotal de línea = precio × cantidad × (1 − descuento). Base imponible = suma de subtotales de línea (netos de descuento). Impuestos = IVA de líneas agrupado por tipo más retenciones/recargos manuales. Total = Base + Impuestos. ◆ El descuento de cabecera se arrastra a las líneas Cambiar el «Descuento global %» reescribe el descuento de todas las líneas. El descuento del pie es la suma de los descuentos de línea (no se aplica dos veces). ▲ Documento registrado = solo lectura Cuando una factura queda registrada (contabilizada o enviada al sistema de facturación electrónica, p. ej. VeriFactu/SII) pasa a solo lectura : la pantalla desactiva el formulario y Guardar. También se bloquea si el asiento contable ya está contabilizado o si el periodo está cerrado.
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SECCIÓN 4 Documentos de venta La bandeja donde se ven y gestionan todos los documentos en una sola lista, sin pestañas por tipo. Pensada para «busca en todo y filtra si hace falta». Escritorio — Resultados de la búsqueda En móvil la búsqueda es en vivo mientras se escribe. ◆ Escritorio: primero los criterios, después «Buscar» En la vista de escritorio la rejilla comienza vacía : se definen los criterios (cliente, número o NIF; rango de fechas; tipo de documento) y se pulsa Buscar . En móvil la lista se actualiza a medida que se escribe. La búsqueda se resuelve siempre en el servidor. QUÉ MUESTRA CADA FILA Tipo + referencia (p. ej. «Factura 0001-00011»), cliente , fecha e importe . Estado de cobro (Pagada / Pendiente / Parcial) — solo en facturas. Presupuestos, pedidos y albaranes no lo muestran porque no tienen saldo. TEMA OSCURO
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OPERAR SOBRE UN DOCUMENTO Tocar una fila abre su ficha lateral de solo lectura (cabecera, líneas, totales, aplicaciones) — estilo TPV. Desde el pie de la ficha (o el menú al mantener pulsado) se accede a las acciones, las mismas del editor de ventas: Salida Ver PDF · Exportar Excel · Enviar por correo. Cadena de documentos Transformar en el siguiente eslabón y Generar factura rectificativa. Ciclo de vida Editar y Eliminar, según el tipo y el estado. Almacén Clonar y Conciliar albarán (recuento de lo recibido/entregado). ◆ Qué se puede editar y qué no Un documento deja de ser editable cuando: (1) está registrado ante Hacienda; (2) su asiento contable ya está contabilizado; (3) el periodo está cerrado; o (4) el usuario no tiene permiso. La ficha de detalle es la fuente fiable de este estado.
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SECCIÓN 5 Compras Compras es, en esencia, «ventas al revés»: usa las mismas pantallas y la misma mecánica, pero se elige un proveedor en lugar de un cliente y, en muchos documentos, se introduce el número que trae el papel del proveedor en lugar de generar uno propio. Escritorio — Documentos de compra Nueva factura de compra TIPOS DE DOCUMENTO DE COMPRA Compra Equivale en ventas a… Factura de proveedor Factura Pedido / Orden de compra Pedido de venta Presupuesto de proveedor Presupuesto Albarán de proveedor (recepción) Albarán Factura rectificativa de compra Factura rectificativa (se genera convirtiendo la factura de compra) DIFERENCIAS CON UNA VENTA ◆ Se elige un proveedor El buscador de la cabecera trae proveedores (terceros con rol Proveedor), no clientes. Las etiquetas cambian a «Proveedor». TEMA OSCURO
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◆ Numeración ajena: el número lo pone el proveedor En la factura, el presupuesto y el albarán de compra, el ERP no propone un próximo número: se escribe a mano el «Nº de documento del proveedor» tal como figura en el papel. El pedido de compra es la excepción: lo genera y numera nuestro sistema (numeración propia). ◆ Recepción de mercancía El albarán de compra es la recepción . Desde él se puede «Conciliar recibido» : contar físicamente lo que ha llegado frente a lo que dice el albarán (ver Sección 9); la diferencia genera un ajuste de stock pendiente de autorización. ÓRDENES DE PAGO Son el equivalente al recibo, pero para pagar a un proveedor . Funcionan igual que los recibos (Sección 6): se elige el proveedor, se cargan los medios de pago y se aplican a las facturas de compra pendientes (automáticamente, de la más antigua a la más nueva). Se pueden crear desde cero o con «Generar orden de pago» desde una factura de compra, que precarga el proveedor y el saldo. Escritorio — Listado de órdenes de pago CADENA DE COMPRAS Presupuesto de proveedor → Pedido de compra → Albarán de proveedor (recepción) → Factura de compra → Orden de pago. Cada paso se dispara con «Transformar» desde la ficha del documento, igual que en ventas. FLUJO TÍPICO — REGISTRAR UNA FACTURA DE PROVEEDOR TEMA OSCURO Menú Compras → Factura de proveedor . 1
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Los proveedores se gestionan en Compras → Proveedores , que es la misma ficha de terceros de la Sección 7 filtrada por rol Proveedor. Busca y elige el proveedor . 2 Escribe el «Nº de documento del proveedor» (el del papel). 3 Carga las líneas (artículos, cantidades, precios, impuestos), forma de pago y descuento — igual que en una venta. 4 Guarda. El sistema respeta el número introducido (no lo reasigna). 5 (Opcional) «Generar orden de pago» desde la factura para registrar el pago y aplicarlo. 6
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SECCIÓN 6 Recibos y cobros Registrar el dinero que entra de un cliente y aplicarlo a sus facturas pendientes, saldando total o parcialmente la cuenta. Un recibo es el justificante del cobro. Listado de recibos (Cobros) Filtro Todos / Pendientes y estado por recibo. ◆ Dos colecciones dentro de un recibo Un recibo tiene Pagos/Efectos (cada fila = un medio de pago con su importe) y Aplicaciones (contra qué facturas se aplica y por cuánto). TEMA CLARO
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NUEVO COBRO Escritorio — Nuevo cobro (cabecera + pagos) Campo Qué es Obligatorio Regla / valor por defecto Cliente De quién se cobra Sí Precargado si viene de una factura. Fecha / Moneda Datos del recibo Sí Hoy / la del primer medio o la factura. Medio de pago (por fila) Efectivo, transferencia, cheque… Sí Transferencia/cheque abren una ficha con banco, número, vencimiento. Importe (por fila) Importe de ese medio Sí (>0) El Total es la suma de los importes. PASO A PASO TEMA OSCURO Desde Cobros → Nuevo cobro . 1 Elige el cliente , ajusta fecha/moneda. 2 En Pagos : medio e importe. Con transferencia/cheque se completa la ficha del efecto. «Añadir pago» para varios medios. 3 Registrar recibo. El servidor lo numera y aplica automáticamente el importe a las facturas pendientes, de la más antigua a la más nueva. 4
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◆ Cómo se aplica un recibo (automático) Se reparte el total entre las facturas pendientes ordenadas por vencimiento ascendente , saldando cada una hasta agotar el importe. Si se cargan importes por factura a mano, esos tienen prioridad. ◆ Saldo y estado Saldo sin aplicar = total del recibo − lo aplicado. Si queda saldo, figura «Pendiente de aplicar» ; si llega a cero, «Aplicado» . Cada medio de pago genera su movimiento de tesorería (caja, banco, cheque en cartera…). La versión para pagar a proveedores es la Orden de pago (Sección 5): mismo formulario, sentido inverso. En el detalle → «Aplicaciones» → Editar se revisa o ajusta el reparto (con Auto-repartir o importe por factura) y se Guarda . 5
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SECCIÓN 7 Clientes y proveedores La ficha de «terceros» (socios de negocio). No hay tablas separadas de cliente y proveedor: es la misma ficha, y un campo de rol decide su función. Concentra la identidad fiscal, el contacto, las direcciones y las condiciones comerciales que después se arrastran a los documentos. Listado de clientes / terceros Cada tercero con avatar, rol, NIF y correo. TEMA OSCURO
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LA FICHA (4 PESTAÑAS) Escritorio — Alta de un tercero (pestaña General) Información general: nombre, correo, teléfono, rol, activo/inactivo. Incluye «Identificar con foto» para autocompletar desde una tarjeta o membrete. Fiscales: tipo de documento, CIF/NIF, domicilio fiscal, categoría fiscal. Configuración: límite de crédito, descuento general, moneda, forma de pago, notas. Direcciones: alta/edición/baja de domicilios de envío, con uno predeterminado. Campo Qué es Obligatorio Regla Nombre Razón social / nombre Sí, siempre — Rol Cliente / Proveedor / Ambos / Cliente potencial No Filtra en qué listados y buscadores aparece. Tipo de documento Identificación fiscal (NIF, CIF, NIE…) Sí (salvo potencial) El catálogo se puebla por país. CIF/NIF Identificador fiscal Sí (salvo potencial) Único. Exento para el consumidor final de mostrador. Categoría fiscal / Moneda Régimen de IVA/IRPF y moneda Sí (salvo potencial) La categoría fiscal determina el IVA al facturar. Forma de pago / Descuento / Límite Condiciones comerciales No Se arrastran a los documentos. ◆ Lo que un tercero «presta» a cada documento Al elegir un cliente en una venta, el documento hereda: moneda (con su cambio), tarifa , forma de pago y vencimiento , descuento , categoría fiscal , dirección de envío , transportista y comercial. TEMA OSCURO
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✓ Clientes potenciales Marcar un tercero como Cliente potencial relaja las validaciones fiscales: sirve para captar un contacto rápido y completarlo después.
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SECCIÓN 8 Catálogo de artículos El catálogo de productos y servicios que alimenta ventas y compras. Cada artículo tiene su referencia (código), descripción, código de barras, precio e IVA, y está ligado a la información de stock y costes. Catálogo de artículos Contador de artículos e indicador «live» (dato en vivo vs. caché). TEMA CLARO
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LA FICHA DEL ARTÍCULO Escritorio — Ficha de un artículo (se abre al lado al tocarlo) Tocar un artículo abre su ficha de solo lectura: precio, identificación (código, barras, categoría), impuestos, costes con histórico (método PMP/FIFO/LIFO) y stock. En escritorio se abre al lado; en móvil como panel deslizable. Desde el pie, «Editar artículo». TEMA OSCURO
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ALTA / EDICIÓN (3 PESTAÑAS) Escritorio — Ficha de edición de artículo General: referencia, descripción, código de barras, categoría, tipo. En el alta ofrece carga asistida : «Identificar con foto (IA)» y «Escanear código de barras». Precios e impuestos: precio de venta, IVA, categoría fiscal. En edición muestra los costes (solo lectura). Detalles: imagen, descripción ampliada y conmutadores (inactivo, descatalogado, producto web, kit, extranjero, bloquear compras). Campo Qué es Obligatorio Regla Código de referencia SKU / referencia Sí Único; rechaza duplicados. Descripción Nombre del producto Sí — Código de barras EAN escaneable No Con botón de cámara. Precio de venta / IVA Precio base e impuesto No Si no se eligen, aplica valores por defecto. Stock / Costes Existencias y costes Solo lectura Se ajustan por movimientos y compras, no a mano. ◆ Cómo el artículo alimenta una línea de venta Al añadirlo a una factura, el servidor recalcula precio, descuento e IVA según el cliente, la tarifa, la moneda y la fecha. El IVA se resuelve en cascada: el del artículo, luego la categoría fiscal del cliente y, por último, el IVA por defecto del sistema. TEMA OSCURO
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✓ Alta asistida por IA «Identificar con foto» usa visión por IA para autocompletar descripción, precio, código de barras y categoría a partir de una foto del producto o su etiqueta.
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SECCIÓN 9 Stock e inventario Las herramientas para mover y controlar existencias: listar movimientos, registrar ajustes, traspasar entre almacenes y hacer recuentos. Todas trabajan sobre el mismo modelo de stock (movimientos con cantidad y signo por almacén). Escritorio — Movimientos de stock (ajustes y traspasos) Mismo patrón que Documentos de venta: en escritorio comienza vacío hasta «Buscar». Cada fila muestra el tipo (Ajuste / Traspaso), el almacén (o «origen → destino»), la fecha, el número de líneas y el estado (Autorizado / Pendiente). Tocar abre la ficha de solo lectura. TEMA OSCURO
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Ajuste de existencias Registra diferencias. Modo Recuento (cantidad contada → el sistema calcula la diferencia) o Directo (diferencia con signo). Se marca «Autorizar ahora» y se aplica. Traspaso entre almacenes Mueve cantidades de un almacén origen a uno destino : descuenta de uno y suma al otro. No pueden ser el mismo. CONTROL DE INVENTARIO (RECUENTO) Escritorio — Inicio de un recuento de inventario TEMA OSCURO Elige el almacén y pulsa «Iniciar recuento». 1 Sesión de recuento a ciegas : escanea con lector/pistola (código + Intro) o con la cámara; añade manual con el buscador; edita cantidad tocando la línea. En modo ciego no se revela sobrante/faltante mientras se cuenta. 2 «Calcular ajuste»: compara lo contado frente al stock de sistema, calcula las diferencias y pide confirmación. 3
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◆ Cómo impacta cada operación Ajuste: un movimiento con la diferencia (con signo). Traspaso: dos movimientos — resta en origen, suma en destino (el total no cambia). Autorización: solo los movimientos autorizados afectan al stock; los pendientes no, hasta autorizarse. ▲ Conciliar un albarán deja el ajuste pendiente Al conciliar un albarán (contar lo recibido/entregado en modo guiado), el ajuste nace pendiente de autorización y no mueve stock hasta autorizarlo. La autorización de pendientes se realiza hoy desde el back- office. Se registra un ajuste autorizado que corrige el stock. Queda visible en Movimientos. 4
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SECCIÓN 10 Captura de documentos (OCR) Fotografiar o subir un documento de proveedor (factura, ticket, albarán) para que un motor de OCR + IA extraiga sus datos, el usuario los revise y corrija, y con un toque genere el documento de compra real — sin teclear. Escritorio — Bandeja OCR con estados y confianza Captura desde cámara o galería. TEMA OSCURO
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LA FICHA DE REVISIÓN Escritorio — Revisión de un documento extraído (datos, totales, líneas y avisos) Al tocar un documento se abre su ficha con los datos extraídos, el nivel de confianza y avisos como «el proveedor no existe todavía» o «no encontramos este artículo en el catálogo». Pestañas Datos / Texto OCR / Original . El pie ofrece Editar, Rechazar, Aprobar y Aprobar y Crear ERP. CAPTURAR Y CREAR ◆ Qué documento genera cada tipo Factura/ticket → Factura de compra ; Albarán → Albarán de proveedor ; Pedido → Pedido de compra ; Justificante de pago → Orden de pago . TEMA OSCURO Captura (cámara/galería) y Procesar . El motor extrae proveedor, número, fecha, totales, IVA/retenciones y líneas. 1 En el detalle se ven los datos; se puede consultar el «Texto OCR» en bruto y el «Original». 2 Editar : corrige el proveedor (enlaza uno existente o créalo desde el OCR), totales, impuestos (IVA/IRPF) y líneas, y resuelve cada artículo contra el catálogo. Una validación en vivo avisa si Base + IVA ≠ Total. 3 Aprobar y Crear ERP : valida y crea la factura de compra (resolviendo o creando el proveedor, con las retenciones en negativo). 4
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◆ El bucle de revisión Si al crear algo no valida (proveedor, artículos, importes o falta un albarán abierto), el documento vuelve a Pendiente de revisión con los problemas explicados; el usuario corrige y reintenta. Si falta el albarán, se ofrece «Cargar sin albarán».
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SECCIÓN 11 Asistente de IA Un asistente que entiende lenguaje natural y ejecuta acciones reales en el ERP: consultar datos, crear documentos, cobrar, convertir documentos, procesar adjuntos y buscar en la web. No solo responde: opera. Escritorio — El asistente responde con tabla y gráfico Mismo chat en móvil, con dictado por voz. TEMA OSCURO
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QUÉ PUEDE HACER Consultar y analizar Clientes, facturas, artículos, stock, precios, costes, y analítica ad-hoc (rankings, sumas, agrupaciones) que devuelve tabla + gráfico . Crear y convertir Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas (venta y compra), artículos y terceros; convertir documentos; generar recibos y órdenes de pago. Procesar adjuntos OCR de una factura o ticket adjunto, e importación masiva desde Excel (clientes, proveedores, artículos, precios…). Otras Emitir factura rectificativa, eliminar borradores, enviar por correo, buscar en la web y dictar/leer por voz. CÓMO SE USA ▲ Las acciones que modifican datos siempre piden confirmación Crear una factura, emitir un abono, eliminar un borrador o importar un Excel son de riesgo alto: el asistente las propone pero no las ejecuta hasta que el usuario confirma . Los enlaces a documentos abren la ficha, no imprimen. Requiere conexión y respeta el límite de gasto mensual. Escribe (o dicta) la petición: «¿Cuáles son mis 5 mejores clientes por facturación?» o «Factura 3 sillas al cliente Pérez». Se pueden adjuntar Excel, imágenes o PDF. 1 El asistente responde con texto y, cuando procede, una tabla y un gráfico (copiar/guardar/compartir), y un enlace al documento implicado. 2 Para acciones que escriben datos , muestra una tarjeta de confirmación con el nivel de riesgo; solo al confirmar se ejecuta. 3 Si la petición es ambigua (varios «Pérez»), ofrece una tarjeta de desambiguación para elegir. 4 Las Preguntas rápidas ofrecen ejemplos por categoría para empezar. 5
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USO DE IA Escritorio — Panel de Uso de IA Muestra el gasto del mes en USD frente al límite (barra + umbral de aviso), el desglose por proveedor (llamadas, fallos, coste), el histórico de 30 días, y la configuración del límite, umbral y correo de aviso. El límite alimenta el bloqueo del asistente cuando se supera. TEMA OSCURO
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SECCIÓN 12 Informes fiscales Generar y descargar los modelos y libros fiscales del periodo. La lista de informes disponibles depende de la agencia tributaria de la empresa; para una empresa española, los modelos de la AEAT. Escritorio — Informes fiscales (modelos AEAT) ◆ En el menú Impuestos hay una sola pantalla: Informes fiscales La configuración fiscal detallada (tipos de impuesto, tipos de IVA, series, categorías) se administra desde la aplicación de escritorio; en esta app, bajo Impuestos , se ofrece la generación de informes. QUÉ MODELOS OFRECE (ESPAÑA, AEAT) Modelo 303 — autoliquidación de IVA (trimestral). Se elige año y trimestre. Modelo 390 — resumen anual de IVA. Modelos 111 / 115 / 123 — retenciones de IRPF (trabajadores y profesionales, alquileres, capital mobiliario). Modelo 130 — pago fraccionado de IRPF (estimación directa). Modelo 347 — operaciones con terceros > 3.005,06 € (anual) · Modelo 349 — operaciones intracomunitarias. TEMA OSCURO
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Libro de facturas emitidas / recibidas — listado con base y cuota por factura (por rango de fechas). Cada modelo se ofrece en dos formatos: CSV (para revisión con la gestoría / pegar en Excel o en la Sede) y TXT AEAT (fichero plano oficial). CÓMO SE USA ▲ Revisa antes de presentar Los CSV están pensados para revisión con la gestoría; los TXT AEAT conviene validarlos contra la plantilla oficial del ejercicio antes de presentarlos. Una factura entra al libro solo si tiene su serie fiscal y número correctos. ◆ Qué resume cada informe El IVA devengado (de las ventas) y el IVA deducible (de las compras) del periodo, con el desglose por casilla y tipo, más las retenciones de IRPF. Los libros listan una fila por factura con base imponible y cuota. Abre Impuestos → Informes fiscales . 1 En la tarjeta del modelo, ajusta el periodo: año y trimestre (o rango de fechas para los libros). Viene precargado con el periodo actual. 2 Pulsa Generar . En web se descarga el fichero; en móvil se abre el diálogo de compartir. 3
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SECCIÓN 13 Configuración y utilidades Las pantallas de sistema: elegir idioma y servidor, ver lo que falta por sincronizar, y dar de alta una empresa nueva. CONFIGURACIÓN Escritorio — Configuración Idioma: ES (España), ES (Argentina) o EN (English). Cambia al instante, sin guardar. Servidor (API): la URL del backend al que se conecta la app. Hay atajos Producción y Local , o se escribe la URL. Al Guardar y reconectar se cierra la sesión (los datos y el token dependen de cada servidor). ✓ El tema (claro/oscuro) no está aquí El selector de tema está en el pie del menú lateral («Tema: automático»), no en Configuración. Ver Sección 1. ▲ Al cambiar de servidor se envía primero lo pendiente Antes de reconectar, la app intenta subir las operaciones pendientes del servidor actual. Si quedan sin enviar (sin conexión), avisa con un diálogo antes de salir para no perderlas. TEMA OSCURO
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PENDIENTE DE SINCRONIZAR Escritorio — Pendiente de sincronizar Refleja en vivo las operaciones guardadas sin conexión que esperan subir al servidor (ventas, compras, etc.). Cada una muestra su referencia (nunca el identificador interno), un estado ( Pendiente / Error ) y, si falló, el motivo. Al recuperar la conexión, la app reintenta sola; también se puede Actualizar para forzar el envío. Tocar una operación abre su detalle para editarla , reintentarla o eliminarla . TEMA OSCURO
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CREA TU ENTORNO (ALTA DE EMPRESA) Alta de una empresa / entorno nuevo Desde el acceso, «Crea tu entorno» abre este formulario para dar de alta una empresa nueva en Sphere. ◆ El país fiscal prepara la empresa Elegir España (AEAT) determina la moneda (EUR), los tipos de IVA (21 / 10 / 4 %) y los tipos de documento (NIF/CIF/NIE) con los que arranca la empresa nueva. TEMA OSCURO Completa los datos: Nombre de la empresa , CIF/NIF , Fiscalidad (país) — elige España (AEAT) , Condición fiscal , actividad, teléfono, dirección, correo del administrador y el subdominio deseado (p. ej. miempresa.sphere.ar ). 1 Pulsa «Crear entorno y base de datos» . 2 Aparece «¡Entorno solicitado!»: el alta es asíncrona — la empresa se aprovisiona automáticamente y llegan por correo la URL del entorno, el usuario administrador y la contraseña. 3 Con esas credenciales se accede al nuevo entorno desde la pantalla de acceso. 4