Cómo entran, se mueven y salen las existencias: recepción, lotes y caducidades, preparación de pedidos y expedición, transferencias entre almacenes, ajustes e inventario físico. Con una guía de prueba paso a paso al final.
Al terminar esta sección sabrás qué documentos mueven existencias, en qué sentido, y por qué el saldo de un artículo nunca se «edita»: se explica.
Sphere ERP nunca guarda «cuántas botellas hay» como un número suelto que alguien pueda sobreescribir. Guarda cada entrada y cada salida como una línea de movimiento con fecha, artículo, almacén, cantidad y documento de origen. El saldo es la suma de esas líneas.
Esto tiene una consecuencia práctica que conviene interiorizar desde el primer día: para cambiar una existencia hay que registrar un movimiento. Un albarán de proveedor la sube, un albarán de cliente la baja, una transferencia la mueve de un almacén a otro, un ajuste de inventario corrige lo que el recuento físico demostró. Todo queda con nombre, fecha y documento. Quien consulte el historial de un artículo verá exactamente por qué tiene 38 unidades y no 40.
Ejemplo. Distribuciones Albar, S.L. recibe de Bodegas Rías Baixas 10 cajas de albariño (6 botellas por caja). El albarán de proveedor genera un movimiento de +60 en el Almacén Central. El Restaurante La Marina pide 24 botellas; el albarán de entrega genera −24. Quedan 36. Si al hacer inventario se cuentan 35, el ajuste registra −1 con su motivo. Tres líneas, un saldo, y toda la historia visible.
Diagrama 1 · Qué documentos escriben en el libro de movimientos y con qué signo. Los de trazo discontinuo sólo actúan si la empresa activa las reservas.
| Documento | Efecto en existencias | Cuándo se registra |
|---|---|---|
| Albarán de proveedor | + entra | Al guardar el albarán. También actualiza el coste del artículo. |
| Albarán (entrega al cliente) | − sale | Al guardar el albarán, o automáticamente al guardar una factura si la empresa lo tiene configurado. |
| Factura rectificativa (devolución de cliente) | + entra | Sólo si la venta original había movido existencias; la cantidad devuelta vuelve al almacén de donde salió. |
| Factura rectificativa de proveedor | − sale | Devolución al proveedor. |
| Recepción de mercancía de aduana | + entra | Documento propio de almacén con número de aduana y de despacho. |
| Transferencia de stock | − origen / + destino | Dos líneas por artículo; el total de la empresa no cambia. |
| Ajuste de inventario | + o − | Manual, desde un recuento o desde la conciliación de un albarán. |
| Merma | − sale | Existencia que salió sin venderse; cuenta en el saldo y se puede filtrar aparte. |
| Pedido de venta | − reserva | Sólo con «Reservar Stock del Pedido» activo: compromete, no saca físicamente. |
| Orden de compra | + pendiente | Sólo con «Reservar Stock de Orden de Compra» activo: anuncia una entrada futura. |
| Presupuesto, factura, recibo, orden de pago | sin efecto | Documentos comerciales o de tesorería: nunca escriben en el libro. |
Al terminar esta sección sabrás qué campos de cada ficha influyen en el control de existencias y dónde se configuran.
Antes de mover una sola caja hay que decidir dónde se guardan las cosas (almacenes), qué se guarda (artículos), con qué códigos se identifican (códigos de línea) y cuánto debería haber como mínimo (niveles de stock).
Un almacén es cada lugar físico donde se controlan existencias por separado: la nave central, la tienda, la furgoneta de reparto. Se dan de alta en Stock › Configuración › Almacenes. Cada punto de venta puede tener un almacén asociado, y ese es el que Sphere ERP propone por defecto al usuario que trabaja en él.
El artículo es la unidad de existencias: lo que se cuenta, se valora y se mueve. Su ficha está en Stock › Configuración › Artículo. Los campos que importan para el almacén:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| ID de Stock · Descripción | Código interno y nombre. Obligatorios. Al guardar un artículo nuevo, Sphere ERP crea automáticamente su primer código de línea con ese mismo código. |
| Código EAN · Código de Barras | Lo que lee el escáner en recepción, picking, inventario y venta. |
| Tipo de Línea | Comprado, fabricado, servicio o subcontratado. Un servicio nunca mueve existencias. |
| Categoría · Familia · Subfamilia | Agrupaciones. La categoría puede marcarse «Sin Control de Stock» y entonces sus artículos no descuentan ni bloquean. |
| Unidades | Unidad de medida en la que se llevan las existencias (unidad, kg, litro…). |
| Cantidad a Granel | Unidades por bulto. Con ella el albarán calcula el campo «Bultos». |
| Peso | Peso unitario. Suma el peso teórico del albarán y de cada caja en el packing. |
| Ubicación Física | Texto libre (pasillo, estantería) que se muestra en la hoja de recuento y ordena las líneas del picking. |
| Modo de seguimiento | Ninguno, por lote o por número de serie. Decide si cada entrada y salida exige identificar la partida (sección 5). |
| Stock Actual | Saldo global del artículo, mantenido por el propio libro de movimientos. Sólo lectura. |
| Coste Real · Último Coste · Coste Estándar | Valoración. Se actualizan al recibir mercancía según el método de la empresa (sección 12). |
| Excluir de Ventas · Excluir de Compras · Deshabilitado | Restricciones comerciales. Un artículo excluido de compras no puede figurar en una tarifa de proveedor. |
Un mismo artículo puede venderse o comprarse bajo varios códigos: la botella suelta, la caja de 6, el pack promocional. Cada uno es un Código de Línea (Stock › Configuración › Código de Línea) con su propio código de referencia, código de barras y, sobre todo, su Cantidad: cuántas unidades de existencias representa. Cuando se recibe o se vende «1 caja de 6», el movimiento que se escribe en el libro es de 6 unidades. Todos los recuentos y pantallas de almacén hacen esa conversión solos.
Para cada pareja artículo–almacén se puede fijar un Stock Mínimo y un Stock Sugerido en Stock › Configuración › Nivel de Stock del Almacén (también con «Días», «Consumo Diario» y «Porcentaje de Reposición» como apoyo para calcular la reposición). Desde el buscador de movimientos, el botón Informes de Stock › Alertas de Stock Mínimo lista los artículos cuyo stock actual está por debajo de su mínimo configurado. En Sphere ERP Air, el menú Stock › Stock mínimo muestra lo mismo por artículo y almacén: cuántos están bajo el mínimo, el déficit total y el filtro Solo bajo mínimo; Ajustar umbrales permite cambiar allí mismo el Stock Mínimo y el Stock Sugerido.
Además del texto libre del artículo, existe la ficha Ubicaciones Físicas con código, descripción, almacén y, opcionalmente, pasillo, estantería y nivel. Cuando la empresa activa «Usar Ubicación de Stock», cada línea de movimiento puede llevar su ubicación, y la recepción en Sphere Mobile permite elegirla al confirmar la entrada. El picking ordena el recorrido primero por la ubicación estructurada y después por el texto libre.
Al terminar esta sección sabrás qué opciones de la ficha de la empresa gobiernan el control de existencias y qué pasa al activar cada una.
Casi todo lo que hace Sphere ERP con las existencias depende de unas pocas marcas en la ficha de la empresa. Conviene revisarlas con quien implante el sistema, porque cambian lo que el usuario ve al guardar un documento.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Control de Stock | Interruptor general. Con él activo, los albaranes comprueban existencias antes de guardarse y la recepción muestra «Stock Disponible» y «Stock Resultante» en cada línea. |
| Permitir stock negativo al guardar | Desmarcado, un albarán que deje un artículo en negativo no se guarda. Marcado, se guarda igual y el aviso en la línea es sólo informativo. |
| Aviso de stock en líneas | Tres modos: «Sin aviso en línea», «Aviso en línea» (la línea se marca cuando falta stock) y «Aviso en línea, destacando el bloqueo» (además resalta las líneas que van a impedir guardar). |
| Seguimiento de Lotes de Stock | Con él activo, y si además la empresa lleva seguimiento de estados, la mercancía recibida del proveedor entra en Cuarentena en lugar de directamente en Aprobado. |
| Seguimiento de Cambios de Estado de Stock | Activa los estados intermedios: la orden de compra genera «Solicitud», el pedido de venta «Reservado para pedido», la recepción «Cuarentena». Desactivado, todo movimiento nace «Aprobado». |
| Reservar Stock del Pedido | El pedido de venta compromete existencias: el disponible baja aunque la mercancía siga en la estantería. |
| Reservar Stock de Orden de Compra | La orden de compra registra una entrada pendiente de recibir. |
| Usar Ubicación de Stock | Habilita la ubicación física en las líneas de movimiento y hace obligatorio el almacén en ellas. |
| Generar Albarán desde Factura | Al guardar una factura de venta sin albarán previo, Sphere ERP crea el albarán y descuenta existencias sin intervención. |
| Método de Valuación de Inventario | Coste promedio, FIFO o LIFO. Uno para toda la empresa. Ver sección 12. |
Al terminar esta sección sabrás leer el estado de una línea de movimiento y explicar la diferencia entre «Existencia Actual», «Reservado» y «Disponible».
Cada línea del libro lleva un estado. Sólo algunos estados «cuentan» como existencia; otros describen mercancía que está en el almacén pero no se puede tocar, o que se ha prometido a alguien.
| Estado | ¿Cuenta como existencia? | Cuándo aparece |
|---|---|---|
| Aprobado | Sí | El estado normal de una entrada o salida ya efectuada. |
| Merma | Sí (resta) | Salida sin venta: producto tirado, rotura, plato devuelto. Se puede filtrar en el listado con «Mermas». |
| Reservado para pedido | Sólo en el disponible | Compromiso de un pedido de venta abierto. Resta del disponible, no del físico. |
| Cuarentena | No | Mercancía recibida pendiente de revisión. Está en el almacén, pero no se puede vender ni contar. |
| Solicitud | No | Orden de compra pendiente, o ajuste/transferencia registrado sin autorizar. |
| Rechazado | No | Recepción rechazada: queda el rastro, no queda la existencia. |
| Devuelto · En producción · Calidad · Por revertir · En tránsito · Reservado en Tránsito · Sin estado | No | Estados de procesos especiales; nunca suman al saldo. |
Con esto se entienden las tres columnas de la ventana Stock por almacén que se abre desde una línea de albarán de proveedor (Existencias por almacén - <artículo>):
Al terminar esta sección sabrás registrar una entrada desde Sphere Web (albarán de proveedor) y desde Sphere Mobile (asistente de recepción con recuento físico), y qué queda escrito en cada caso.
La entrada de mercancía es el momento en el que más errores se cuelan en un almacén: cajas de menos, lotes sin anotar, artículos que van a la nave equivocada. Sphere ERP separa dos cosas que suelen mezclarse: lo que el proveedor declara en su albarán y lo que el almacén cuenta físicamente.
Diagrama 2 · Arriba, la recepción directa desde Sphere Web. Abajo, el asistente de Sphere Mobile con recuento físico y disposición final.
El camino habitual arranca en la orden de compra. En Compras › Orden de compra, con el pedido abierto (su «Cantidad Pendiente» es mayor que cero), el botón Albarán crea el Albarán de Proveedor copiando sólo las cantidades que faltan por recibir. Si un pedido de 10 cajas ya tuvo un albarán de 6, el siguiente nace con 4. También se puede crear un albarán de proveedor desde cero, sin pedido.
En las líneas del albarán aparecen tres cosas pensadas para el almacén:
Al guardar, por cada línea se escribe en el libro un movimiento positivo en el almacén de la línea, con el coste de compra de esa línea, y el coste del artículo se actualiza según el método de valoración. Si la empresa lleva seguimiento de estados y de lotes, el movimiento nace en Cuarentena; si no, en Aprobado.
Para artículos con lote o serie hay una condición más: cada línea debe tener su asignación antes de guardar. Si falta, el guardado se detiene con el mensaje «Los siguientes artículos requieren asignación de lote/serie: …». Cómo se asigna se explica en la sección 6.
En el menú Stock › Recepción de mercancía se abre un asistente de cinco pasos, pensado para el muelle de descarga con un móvil o una pistola lectora. Su avance se guarda como borrador en el dispositivo: si se interrumpe el recuento, al volver retoma en el paso donde estaba.
Qué queda registrado al confirmar:
Si el albarán de proveedor ya se registró y lo que se quiere es contrastarlo con lo que hay en las cajas, desde la ficha del albarán en Sphere Mobile la acción Conciliar recibido abre un recuento contra las líneas del documento. Al terminar, Calcular diferencias muestra lo que sobra o falta y Registrar conciliación crea un ajuste de inventario que «queda pendiente de autorización y no afecta al stock hasta que se apruebe». Es la vía para que un responsable revise las diferencias antes de que toquen las existencias.
Al terminar esta sección sabrás cuándo un artículo exige lote o serie, cómo se asigna en cada documento, qué reglas aplica el sistema y cómo se eligen las partidas al salir.
Un lote es una partida de mercancía que se quiere seguir junta: la producción de aceite de una fecha, un palé de conservas con su caducidad. Un número de serie es lo mismo llevado al extremo: una unidad, un código. Sphere ERP trata ambos con la misma ficha y las mismas reglas; sólo cambia la cantidad que puede llevar cada código.
En la ficha del artículo, el modo de seguimiento tiene tres valores: Ninguno, Lote y Serie. A partir de ahí, cualquier documento que mueva existencias de ese artículo (albarán de proveedor, albarán de cliente, devoluciones, recepción de aduana) exige que la cantidad esté repartida en códigos. Con Lote, un código puede llevar cualquier cantidad; con Serie, cada código es exactamente una unidad.
Cada código es una ficha en Stock › Configuración (listado de lotes) con: artículo, código, tipo (lote o serie), fecha de caducidad opcional, almacén y ubicación. El código es único por artículo: dos artículos distintos pueden compartir «L-2026-09», pero un mismo artículo no puede tener dos fichas con ese código. Desde la ficha se ven todos los movimientos y todas las asignaciones que pasaron por esa partida.
Diagrama 3 · Ciclo de vida de un lote y el orden de preferencia de la asignación automática al salir.
En las líneas de cualquier albarán, con una línea seleccionada, aparece el botón Distribuir lotes (para artículos por lote) o Enumerar series (para artículos por serie):
En las salidas hay además el botón Auto (FEFO/FIFO): propone la asignación tomando primero los lotes de caducidad más próxima y, a igual caducidad, los de entrada más antigua. Si no hay suficiente existencia trazable, avisa con «Stock trazable insuficiente. Requerido: …; sugerido: …».
En la recepción, la tarjeta «Asignación de lote/serie pendiente» abre un diálogo de Código de lote o de Números de serie («Escanea o introduce una serie por línea», y exige «exactamente N números de serie únicos»). En el packing, al asignar a una caja un artículo con seguimiento, se pide el «Código de lote / serie» en el mismo gesto; una serie no se puede embalar dos veces.
Al terminar esta sección sabrás leer en un pedido o en un albarán cuánto se ha consumido ya por documentos posteriores, y cómo se cierra un albarán de proveedor sin que nadie tenga que acordarse de hacerlo.
Un pedido genera albaranes; un albarán genera facturas. Cada documento «consume» cantidades del anterior. Sphere ERP lleva esa cuenta línea a línea y deriva de ella el estado del documento entero.
Diagrama 4 · La cadena pedido → albarán → factura y cómo la cantidad facturada de cada línea cierra el albarán sola.
Cada línea de un pedido (de venta o de compra) muestra su Cantidad Pendiente: lo pedido menos lo que ya se entregó o recibió en albaranes. Mientras sea mayor que cero, el botón Albarán sigue disponible y el siguiente albarán nace con exactamente esa cantidad. Las líneas con pendiente se resaltan en la ficha del documento. Cuando todo está servido, la cantidad pendiente es 0 y el pedido ya no ofrece crear más albaranes.
En el albarán de proveedor, cada línea acumula la cantidad facturada por las facturas que se hicieron a partir de ella. Es un valor que se recalcula desde cero cada vez que cambia una factura enlazada: si se añade, se corrige o se borra una factura, la línea del albarán se pone al día sola, y también el estado de la cabecera:
Como el estado es un dato guardado, se puede filtrar por él: «los albaranes de este proveedor pendientes de facturar» es una lista inmediata, y es lo que usa la conciliación de facturas para proponer emparejamientos. Si una factura se desfactura, el albarán vuelve a Parcial o Pendiente y se reabre.
Cuando llega la factura del proveedor, la conciliación empareja cada línea de factura con la línea de albarán que le corresponde y señala las diferencias: «Se factura más de lo recibido», «Precio por encima del albarán», «El descuento no coincide», «Sin línea de albarán que le corresponda», entre otras. Cada diferencia se resuelve emparejando a mano otra línea, aceptándola con un motivo escrito, marcando la línea como Facturar sin albarán o rechazándola. Hasta que todas estén resueltas no se puede registrar la factura. Al aplicar, las líneas quedan enlazadas y los albaranes completamente facturados se cierran; el mensaje lo dice: «N línea(s) enlazadas. Albarán(es) cerrado(s): …».
Al terminar esta sección sabrás qué comprueba Sphere ERP al guardar un albarán de cliente, qué mensajes muestra cuando falta existencia, y cómo actúa la reserva de pedidos.
La salida por venta es el espejo de la recepción: el albarán de entrega descuenta del almacén de cada línea. Lo interesante está en lo que pasa antes de guardar.
Mientras se rellena un albarán o un pedido, cada línea muestra su Stock Disponible en el almacén elegido. Con «Aviso de stock en líneas» activo, la línea cuya cantidad supera el disponible se marca; con el modo «destacando el bloqueo», además se resaltan las que van a impedir el guardado. El cálculo suma todas las líneas del mismo artículo y almacén dentro del documento: dos líneas de 20 sobre un disponible de 30 se marcan las dos.
Con «Control de Stock» activo y «Permitir stock negativo al guardar» desmarcado, el albarán no se guarda si alguna línea deja el artículo en negativo. El mensaje enumera el problema: «No hay stock suficiente para guardar el documento: – Aceite de oliva virgen extra 5 l: disponible 12,00, requerido 20,00 (Almacén: Almacén Central)». Los artículos de tipo servicio y los de categorías «Sin Control de Stock» no cuentan para este control.
La factura de venta sigue la misma regla sólo cuando fabrica su propio albarán (opción «Generar Albarán desde Factura»). Si la factura viene de un albarán ya guardado, las existencias las movió aquel y la factura no vuelve a comprobar nada.
Con «Reservar Stock del Pedido» activo, guardar un pedido de venta escribe un movimiento «Reservado para pedido» por cada línea. No cambia la Existencia Actual: cambia el Disponible, que es el que consultan las comprobaciones. Cuando el albarán sirve el pedido, el sistema escribe la salida definitiva y anula la reserva correspondiente, de modo que nada se descuenta dos veces. Es la forma de que dos comerciales no vendan las mismas 36 botellas.
Desde una factura de venta, la acción Devolver artículos genera la factura rectificativa. Si la venta original había movido existencias, la devolución escribe el movimiento inverso: la cantidad devuelta vuelve al mismo almacén de donde salió, con el mismo coste que tenía la línea original. Una rectificativa que sólo corrige importes, sin devolución física, no toca el almacén.
Al terminar esta sección sabrás cómo un pedido de venta pasa por la cola de preparación, cómo se embala en cajas con peso y transportista, y qué documento nace al cerrar la expedición.
En un almacén con volumen, el albarán de salida no lo escribe un administrativo: lo produce el trabajo físico de preparar y embalar. Sphere Mobile ofrece dos estaciones encadenadas, y el albarán es el resultado de la segunda.
Diagrama 5 · De la cola de preparación al albarán de salida, y las reglas de cada estación.
La pantalla Stock › Preparación de pedidos muestra la cola: pedidos de venta abiertos, con almacén de entrega y con alguna cantidad pendiente. Se ordenan por urgencia (primero los que ya pasaron su fecha prometida, después los de hoy) y cada tarjeta indica «{almacén} · {n} líneas · {u} u.», si está Disponible o Asignado: {operario}, y la fecha prometida.
Al tocar un pedido, el operario lo toma en exclusiva: mientras trabaja, nadie más puede prepararlo, y si el dispositivo se apaga la asignación vence sola y el pedido vuelve a la cola con el avance intacto. Se abre Preparar pedido, una sesión de recuento guiada (sección 10) con las líneas ordenadas por ubicación: «{ubicación} · {descripción}». Se escanea o se teclea lo que se recoge.
Al pulsar Terminar preparación, si alguna línea quedó corta aparece Justificar saldo pendiente: hay que elegir Faltante o Daño y escribir un motivo («Detalle verificable de la incidencia»). El cierre confirma «Picking finalizado.» o «Picking parcial finalizado; el saldo queda pendiente.». Un artículo escaneado que no está en el pedido se avisa como «Artículo fuera de pedido» y no viaja en el albarán.
La preparación no modifica el pedido: la cantidad pendiente sólo baja cuando nace el albarán, en la estación siguiente.
La pantalla Stock › Packing y expedición lista las preparaciones terminadas (marcando «Picking parcial» cuando corresponde). Al abrir una se crea el primer bulto automáticamente y se entra en la Estación de packing:
El botón Cerrar expedición y generar albarán abre antes la ventana Retirada de mercancía: nombre del conductor, documento y matrícula (opcionales) y la firma del transportista en pantalla. La empresa puede configurar que nombre y firma sean obligatorios para cerrar. El mensaje final es «Expedición finalizada. Albarán: {referencia}».
Un Albarán de venta con únicamente las unidades embaladas, cada línea enlazada a su línea de pedido de origen. Hereda del pedido el cliente, la dirección, la moneda, el punto de venta y la serie, las condiciones de pago, la tarifa y el comercial; del packing toma el transportista, el almacén de salida y los kilos reales (que se ven en el campo «Kilos» del albarán). En «Comentarios» queda la referencia de la sesión, el número de bultos y el peso. Las existencias salen en ese mismo acto, con sus lotes y series; si por algún motivo no pudieran salir, el cierre entero se rechaza: nunca queda un albarán sin movimiento ni un movimiento sin albarán. Lo que no se embaló (faltante, daño) no viaja y sigue pendiente en el pedido, listo para una segunda preparación. Un reintento del cierre por corte de red devuelve el mismo albarán, sin duplicarlo.
Después, desde el albarán, Factura genera la factura del cliente como con cualquier otro albarán.
Al terminar esta sección sabrás mover mercancía de un almacén a otro desde Sphere Web y desde Sphere Mobile, y qué se escribe en el libro.
Mover 12 garrafas de la nave a la tienda no cambia lo que la empresa tiene; cambia dónde lo tiene. Por eso una transferencia escribe dos líneas por artículo, una negativa y otra positiva, y el total no se mueve.
Diagrama 6 · Una transferencia es un par de movimientos de signo opuesto; el saldo global de la empresa no cambia.
Desde Stock › Buscar Movimientos de Stock, el botón Nueva Transferencia abre una Transferencia de Stock (también en Stock › Transferencia de Stock). La cabecera tiene Desde Almacén (origen), Almacén (destino), Fecha de Transacción, Descripción (obligatoria), Comentarios y las marcas Está Autorizado / Autorizado Por. En «Líneas» se añade cada artículo con su cantidad; al elegir el artículo se completan solos descripción y coste estándar. Al guardar, por cada línea el sistema crea automáticamente la contrapartida negativa en el almacén de origen. El resultado se consulta en Línea de Movimiento de Stock filtrando por tipo «Transferencia de ubicación».
La pantalla Stock › Transferencia entre almacenes pide Almacén origen y Almacén destino (cada lista excluye el elegido en la otra), una Descripción, y las líneas con Añadir artículo y su cantidad. La casilla Autorizar ahora (aplica al stock) viene marcada; desmarcada, la transferencia queda registrada en estado Solicitud y no mueve existencias hasta que se autorice. Confirmar transferencia responde «Transferencia registrada · Movimiento n.º {id} con {n} línea(s).» y lleva a la lista de movimientos. Validaciones visibles: «El origen y el destino deben ser distintos.», «Elige un almacén», «Introduce una descripción», «No hay nada que aplicar.»
Al terminar esta sección sabrás hacer un ajuste puntual, un inventario completo, parcial o por muestreo, imprimir la hoja de recuento y decidir si el ajuste se aplica al momento o queda pendiente de autorización.
Ningún almacén cuadra al 100 %: roturas sin anotar, una caja que se fue con otro pedido, un error al teclear. El ajuste de inventario es el documento que reconcilia el sistema con la realidad, y el recuento es la forma ordenada de descubrir dónde hay diferencias.
Desde Nuevo Ajuste de Inventario (o Stock › Ajustes de Inventario). Además de los campos comunes de cabecera, tiene el Tipo de Ajuste:
La cantidad de cada línea es lo que entra (positiva) o sale (negativa). Ej.: se rompieron 3 garrafas → línea con −3.
Se teclea la cantidad real que hay y Sphere ERP la convierte sola en la diferencia contra la existencia actual del almacén. Ej.: el sistema dice 40, se cuentan 37 → la línea queda en −3.
La marca Está Autorizado decide si el ajuste cuenta: autorizado, sus líneas nacen Aprobadas y el saldo cambia; sin autorizar, nacen en Solicitud y sólo quedan registradas.
La pantalla Stock › Ajuste de existencias reúne ambos tipos con un selector: Recuento («Introduces la cantidad contada → diferencia vs. stock de sistema») o Directo («Introduces la diferencia (+ entra, − sale)»). Se elige el Almacén, se escribe la Descripción y se añaden artículos; en modo Recuento cada línea muestra «Stock de sistema: X · Δ ±Y» según se teclea. La casilla Autorizar ahora (aplica al stock) viene marcada. Aplicar ajuste confirma «Ajuste aplicado · Movimiento n.º {id} con {n} línea(s).».
Para un inventario de verdad, la pantalla Stock › Control de inventario guía el proceso completo:
Sólo entran en el ajuste las líneas que el operario tocó. Para registrar un faltante total (un artículo del que no queda nada) hay que contarlo explícitamente como 0.
Desde la ficha de un albarán de proveedor (Conciliar recibido) o de un albarán de cliente (Conciliar entregado) se cuenta contra las líneas del documento, no contra el sistema. La diferencia se registra como un ajuste pendiente de autorización: «Ajuste #{id} ({n} líneas) creado pendiente de autorización.» Un responsable lo revisa en Sphere Web y decide si lo autoriza.
Al terminar esta sección sabrás localizar cualquier movimiento, usar la sesión de recuento común a todas las estaciones móviles, y entender cómo se valora la existencia.
Stock › Buscar Movimientos de Stock es el punto de entrada del almacén. Arriba, los criterios: Documento de Referencia, Fecha de Inicio, Fecha de Fin, Artículo, Almacén, Estado y Tipo de Movimiento (y un criterio personalizado para consultas avanzadas). El botón Buscar rellena la tabla y confirma «Se encontraron N movimientos de stock». Cada fila es una línea del libro: artículo, tipo, almacén, fecha, referencia, cantidad con signo, coste, estado, número de lote y fecha de expiración, y el documento relacionado.
La misma pantalla ofrece los botones Nueva Transferencia, Nuevo Ajuste de Inventario, Nueva Recepción de Aduana, Stock por Almacén (los niveles mínimos), Almacenes, Artículos, Códigos / Barcodes e Informes de Stock con «Alertas de Stock Mínimo».
El listado Stock › Línea de Movimiento de Stock tiene tres filtros rápidos: Todos, Asentados (existencia) (sólo Aprobado y Merma, es decir, lo que forma el saldo) y Mermas.
Recepción, preparación de pedidos, control de inventario y conciliación comparten la misma pantalla de recuento. Conviene conocerla una vez:
Cada línea de movimiento lleva el coste al que entró o salió la mercancía, y cada artículo mantiene su Coste Real y su Último Coste. La empresa elige un único Método de Valuación de Inventario:
Ej.: 100 garrafas a 10,00 € y se reciben 100 más a 14,00 € → coste 12,00 € para todas.
Las partidas se asocian al almacén de la línea que las recibió. Ej.: se compró a 10,00 € y después a 14,00 € → las ventas salen a 10,00 € hasta agotar esa partida.
Ej.: mismas compras → las ventas salen a 14,00 € hasta agotar la última compra.
Al vender, el coste vigente se congela en la línea del albarán y no cambia aunque después se compre más caro; una devolución hereda el coste de la venta original. El detalle completo, con ejemplos de margen, está en la guía De la compra a la venta: así se calcula el coste.
| Acción | Dónde | Resultado |
|---|---|---|
| Albarán | Sphere Web · Compras › Orden de compra (con Cantidad Pendiente > 0) | Albarán de proveedor con lo pendiente de recibir. |
| Albarán | Sphere Web · Ventas › Pedido de venta | Albarán de entrega con lo pendiente de servir. |
| Factura de Proveedor · Factura | Sphere Web · albarán de proveedor / albarán de cliente | Factura enlazada línea a línea; actualiza la cantidad facturada. |
| Stock por almacén | Sphere Web · línea de albarán de proveedor | Existencia Actual, Reservado y Disponible en cada almacén. |
| Distribuir lotes · Enumerar series · Auto (FEFO/FIFO) | Sphere Web · línea de documento con artículo trazable | Plan de lotes/series de la línea. |
| Devolver artículos | Sphere Web · factura de venta | Factura rectificativa; reingresa lo devuelto si la venta movió existencias. |
| Nueva Transferencia · Nuevo Ajuste de Inventario · Nueva Recepción de Aduana | Sphere Web · Stock › Buscar Movimientos de Stock | Documento de almacén nuevo. |
| Informes de Stock › Alertas de Stock Mínimo | Sphere Web · Stock › Buscar Movimientos de Stock | Artículos por debajo de su Stock Mínimo. |
| Recepción de mercancía | Sphere Mobile · Stock | Recuento físico y confirmación de la entrada. |
| Preparación de pedidos · Packing y expedición | Sphere Mobile · Stock | Picking y, al cerrar el packing, el albarán de salida. |
| Ajuste de existencias · Transferencia entre almacenes | Sphere Mobile · Stock | Ajuste o transferencia, autorizados o en Solicitud. |
| Control de inventario | Sphere Mobile · Stock | Recuento ciego, hoja imprimible y ajuste autorizado. |
| Conciliar recibido · Conciliar entregado | Sphere Mobile · ficha del albarán | Ajuste pendiente de autorización con las diferencias. |
| Existencias · Movimientos de stock | Sphere Mobile · Stock | Consulta del saldo y del historial. |
| Estado de documento | Significado |
|---|---|
| Cantidad Pendiente (pedido) | Lo que falta por entregar o recibir. A 0, el pedido está servido. |
| Pendiente · Parcial · Facturado (albarán de proveedor) | Cuánto del albarán ya está facturado. Facturado = Cerrado. |
| Cerrado (albarán) | Ya no tiene nada pendiente de facturar. |
| Autorizado · Pendiente (ajustes y transferencias) | Aprobado y aplicado al stock, o en Solicitud a la espera de un responsable. |
| Disponible · Asignado (cola de preparación) | Nadie lo ha tomado, o lo está preparando un operario concreto. |
| Picking parcial (cola de packing) | La preparación cerró con faltantes justificados. |
Veintiséis pasos que recorren todo el almacén en un entorno de pruebas: alta de fichas, recepción con lote, control de albaranes, venta con bloqueo y reserva, picking y packing, transferencia, inventario y consultas. Marca cada paso como hecho; el progreso se guarda en este navegador.
Supuestos: la empresa tiene activos Control de Stock, Seguimiento de Cambios de Estado de Stock, Reservar Stock del Pedido y Generar Albarán desde Factura; «Permitir stock negativo al guardar» desmarcado; método de valoración Coste promedio. Hay un transportista dado de alta.
Alta de «Almacén Central» (marca Principal) y «Almacén Tienda». Rellena dirección y contacto. Guardar y cerrar.
Los dos nombres en la lista de Almacenes.
Dos almacenes sin movimientos; existencia 0 en todos los artículos.
Todos con unidad, IVA y categoría.
Cada artículo aparece con Stock Actual 0,00 y, en «Códigos de Línea», su código de línea creado automáticamente con Cantidad 1.
Tres fichas; ningún movimiento.
Artículo: Vino albariño 75 cl. Código de Referencia «ALB-CJ6», Descripción «Albariño caja 6», Cantidad 6, un código de barras distinto del de la botella.
El artículo muestra dos códigos de línea.
Al comprar o vender «1 ALB-CJ6», el libro registrará 6 unidades.
Almacén Central, artículo Aceite 5 l, Stock Mínimo 20, Stock Sugerido 60.
Con existencia 0, el aceite aparece en Informes de Stock › Alertas de Stock Mínimo desde Buscar Movimientos de Stock.
Un nivel configurado; la alerta desaparecerá al recibir.
Proveedor Bodegas Rías Baixas. Lugar de Entrega: Almacén Central. Líneas: 10 ALB-CJ6 a 45,00 €; 40 Aceite 5 l a 24,00 €; 1 Cafetera a 1.850,00 €. Guardar.
Cada línea con Cantidad Pendiente igual a lo pedido; las líneas resaltadas por tener pendiente. El botón Albarán disponible.
Ningún movimiento de existencias (la empresa no reserva stock de compra).
Se abre el Albarán de Proveedor con las tres líneas. Cambia la línea del albariño a 6 cajas y borra la de la cafetera (llega después). Redirige 8 de las 40 garrafas a Almacén Tienda: divide la línea del aceite en dos (32 a Central, 8 a Tienda) usando la columna Almacén de la línea.
En cada línea, «Stock Disponible» 0,00 y «Stock Resultante» con lo que habrá al guardar (36 albariño; 32 y 8 aceite).
Todavía nada guardado.
Pulsa Guardar sin haber asignado lotes al aceite.
Mensaje: «Los siguientes artículos requieren asignación de lote/serie: … Use 'Distribuir lotes' o 'Enumerar series' en cada línea antes de guardar.»
Nada guardado. La regla protege la trazabilidad desde la primera entrada.
Línea de 32 (Central): dos filas, «AOVE-2609» con 24 y caducidad 30/09/2027, «AOVE-2611» con 8 y caducidad 30/11/2027. Línea de 8 (Tienda): «AOVE-2611» con 8. Aceptar y Guardar el albarán.
El albarán se guarda con referencia propia. En Buscar Movimientos de Stock: +36 albariño en Central; +24 y +8 aceite en Central; +8 aceite en Tienda, cada uno con su Número de Lote y Fecha de Expiración, estado Aprobado.
Dos fichas de lote nuevas. Coste Real del aceite = 24,00 €. El pedido queda con pendiente 4 cajas y 1 cafetera. El aceite sale de la alerta de mínimo.
Con la línea del aceite seleccionada, pulsa Stock por almacén.
Ventana «Existencias por almacén - Aceite de oliva virgen extra 5 l»: Almacén Central 32,00 / 0,00 / 32,00; Almacén Tienda 8,00 / 0,00 / 8,00 (Existencia Actual, Reservado, Disponible).
Sólo consulta.
Origen: Desde pedido o albarán de proveedor, elige la orden de compra. Declarado: quedan 4 cajas y 1 cafetera. Destino: Almacén Central. Iniciar conteo físico: escanea 3 cajas (no 4) y la cafetera. En Confirmar, la diferencia −1 obliga a un Motivo («Falta una caja, reclamada al transportista»); en la cafetera, captura la serie «CF-2026-0451». Disposición Aceptado. Confirmar recepción una sola vez.
«Recepción confirmada y stock contabilizado.»
Como el origen es una orden de compra, nace un Ajuste de Inventario «Incremental decremental» autorizado: +18 albariño y +1 cafetera (serie CF-2026-0451). Albariño en Central: 54. La caja que falta queda documentada con su motivo.
Desde el albarán del paso 8, botón Factura de Proveedor. En la factura, deja sólo la línea del albariño (6 cajas) y guarda.
El albarán pasa a estado Parcial; la línea del albariño tiene cantidad facturada 6 y las del aceite 0.
La factura no mueve existencias. El albarán sigue abierto.
Repite el botón: la nueva factura nace sólo con lo pendiente (las dos líneas de aceite). Guarda.
El albarán pasa a Facturado y la casilla Cerrado queda marcada sin que nadie la haya tocado.
Dos facturas de proveedor enlazadas línea a línea con el albarán.
Cliente Restaurante La Marina, Lugar de Entrega Almacén Central. Líneas: 24 botellas de albariño (código de la botella) a 12,50 €; 30 garrafas de aceite a 31,00 €. Guardar.
Cada línea con su Cantidad Pendiente. En «Stock por almacén» del aceite, Central muestra Existencia Actual 32,00, Reservado 30,00, Disponible 2,00.
Dos movimientos «Reservado para pedido» (−24 y −30). El físico no cambió; el disponible sí.
Albarán nuevo (sin pedido) para otro cliente, Almacén Central, línea de 10 garrafas de aceite. Intenta guardar.
La línea se marca al superar el disponible (2,00). Al guardar: «No hay stock suficiente para guardar el documento: – Aceite de oliva virgen extra 5 l: disponible 2,00, requerido 10,00 (Almacén: Almacén Central)».
Nada guardado: la reserva del pedido protegió las 30 garrafas de La Marina.
Localiza la tarjeta del pedido («Almacén Central · 2 líneas · 54 u.», Disponible). Tócala. Intenta abrir el mismo pedido desde otro dispositivo o navegador.
Se abre «Preparar pedido» con las dos líneas ordenadas por ubicación. En el segundo dispositivo la tarjeta figura «Asignado: {tu usuario}» y no se puede tomar.
Sesión de preparación asignada; el pedido sigue igual.
Escanea las 24 botellas (o teclea 24 con «Pedir cantidad»). Del aceite, registra 28 en vez de 30. Pulsa Terminar preparación.
Diálogo «Justificar saldo pendiente»: elige Faltante, motivo «2 garrafas golpeadas, apartadas». Mensaje «Picking parcial finalizado; el saldo queda pendiente.»
Preparación cerrada como parcial. La cantidad pendiente del pedido no cambia todavía.
Elige el Transportista. En Pendientes, manda las 24 botellas a la Caja 1 con A la caja. Crea la Caja 2 con Agregar bulto y asigna las 28 garrafas: al ser artículo por lote, indica «AOVE-2609» para 24 y «AOVE-2611» para 4. Deja la Caja 2 sin peso e intenta cerrar.
El pie dice «Para cerrar falta:» y enumera «Peso del bulto 2». Escribe el peso físico (o Usar teórico): el pie pasa a «Listo para cerrar la expedición.»
Dos bultos con contenido y peso; asignaciones de lote registradas.
Pulsa el botón. En «Retirada de mercancía» escribe el nombre del conductor y captura su firma en pantalla. Guardar.
«Expedición finalizada. Albarán: {referencia}».
Albarán de venta con 24 botellas y 28 garrafas, transportista, Kilos reales y comentario con la sesión y los bultos. Movimientos −24 albariño, −24 AOVE-2609 y −4 AOVE-2611 en Central; las reservas correspondientes anuladas. El pedido queda con 2 garrafas pendientes.
Abre el albarán que acaba de crearse y su pedido de origen.
El albarán muestra la referencia completa (serie y número), Lugar de Entrega Almacén Central, Kilos y las líneas enlazadas a su línea de pedido. En el pedido, la línea del aceite tiene Cantidad Pendiente 2 y sigue resaltada; la del albariño, 0.
Trazabilidad completa pedido → picking → packing → albarán.
Desde el albarán, Factura; guarda. Desde la factura, Devolver artículos con 6 botellas de albariño; guarda la rectificativa.
Factura de 24 × 12,50 € + 28 × 31,00 € más IVA. Rectificativa por 6 × 12,50 € = 75,00 € más IVA, con motivo de devolución.
Movimiento +6 albariño en Central (vuelve al almacén de donde salió, al mismo coste de la venta). Existencia de albariño: 54 − 24 + 6 = 36.
Almacén origen Central, destino Tienda, descripción «Reposición tienda semana 40», línea Aceite 5 l cantidad 4. «Autorizar ahora» marcado. Confirmar transferencia.
«Transferencia registrada · Movimiento n.º {id} con 1 línea(s).» y la lista de Movimientos de stock con la tarjeta «Transferencia · Autorizado».
Dos líneas «Transferencia de ubicación»: −4 en Central, +4 en Tienda. Total de la empresa sin cambio.
Desde Almacén: Tienda; Almacén: Central; Descripción; línea de 2 garrafas. Deja Está Autorizado desmarcado. Guardar.
La transferencia se guarda; sus líneas figuran en estado Solicitud en el listado de Línea de Movimiento de Stock, y desaparecen con el filtro «Asentados (existencia)».
Ninguna existencia cambia hasta que un responsable la autorice.
Modo Directo, Almacén Central, descripción «Rotura en descarga», artículo Vino albariño 75 cl, Diferencia −2. «Autorizar ahora» marcado. Aplicar ajuste.
«Ajuste aplicado · Movimiento n.º {id} con 1 línea(s).» y, a continuación, la lista de Movimientos de stock con la tarjeta «Ajuste · Autorizado».
Movimiento «Ajuste de Inventario» −2 en Central, Aprobado. Albariño en Central: 36 − 2 = 34.
Con «Todos los almacenes», busca «aceite». Después filtra por Almacén Central y por Almacén Tienda. Activa la ficha «Sólo con existencia».
Con todos los almacenes, el aceite suma 12,00 (0 en Central + 12 en Tienda). Filtrando por Central, la fila aparece en gris con 0,00: las 32 recibidas se fueron en la expedición (28) y en la transferencia (4). Con «Sólo con existencia», Central deja de mostrarla. El albariño en Central marca 34,00.
Sólo consulta. Un valor en rojo (negativo) señalaría un movimiento mal cargado; aquí todo cuadra con el libro.
Almacén Tienda, alcance Por familia (la familia del aceite). Imprimir hoja de recuento y revisa el PDF. Después Comenzar recuento: cuenta 11 garrafas (el sistema tiene 12) y pulsa Calcular ajuste.
La hoja no muestra la existencia del sistema. En pantalla, modo Ciego sin esperado. Diálogo «Confirmar ajuste»: «Se van a aplicar 1 ajustes de stock en "Almacén Tienda". Esta acción modifica el stock de inmediato.» → Aplicar → «Ajuste #{id} registrado con 1 líneas en Almacén Tienda.»
Ajuste autorizado −1 en Tienda, descripción «Control de inventario · Almacén Tienda». Tienda: 11.
Artículo: Aceite 5 l; sin más filtros; Buscar. Repite con Estado «Solicitud» y con Almacén «Almacén Tienda».
Todas las líneas del aceite con su tipo (Albarán de Proveedor, Pedido de venta, Albarán, Transferencia de ubicación, Ajuste de Inventario), signo, lote, estado y documento relacionado. La suma de las líneas Aprobadas de cada almacén coincide con lo que muestra «Existencias» en Sphere Mobile.
El libro explica cada unidad. Ese es el objetivo de todo el módulo.